Praca z agentem pozyskiwania w Chinach może dramatycznie uprościć zamówienia - ale tylko wtedy, gdy związek jest ustanowiony z jasnymi, wymuszonymi oczekiwaniami. Zbyt wielu nabywców traktuje agentów jako nieformalnych partnerów i płaci cenę w późnych przesyłkach, ukrytych znacznikach, jakość uciekających, aw najgorszych przypadkach utracona własność intelektualna. Ten przewodnik zamienia tę niepewność w podręcznik operacyjny: czego potrzebować, jak go zweryfikować i jak pociągnąć agenta.

Poniżej znajdziesz praktyczną, bezsensowną mapę drogową, z której zespoły ds. Zamówień mogą natychmiast wykorzystać. Obejmuje kontrole dokumentów, które dowodzą legitymacji dostawcy, weryfikacji krok po kroku i trzech bram inspekcyjnych (FAI → IPQC → PSI) z konkretnym pobieraniem próbkowania i wytycznymi AQL. Otrzymasz także Kopiowanie SLA i języka kontraktowego-w tym klauzule IP, ESG i karne-plus 90-dniowy plan wdrożenia i listy kontrolne do pobrania, aby wprowadzić te kontrole.

To nie jest teoria. Zalecenia są przeznaczone do wykonalności: mierzalne KPI, przejrzyste zasady opłat, niezależne prawa inspekcji i wyzwalacze awaryjne, które chronią ciągłość dostaw. Czytaj dalej, aby zbudować relacje pozyskiwania, które zmniejsza ryzyko, zmniejsza przeróbkę, zachowuje margines i chroni Twoją markę.

 

Przegląd najważniejszych wydarzeń

 

Jednostronicowa, wykonywalna lista kontrolna, która zamienia niejasne oczekiwania w wymierne SLA i KPI.

Betonowe plany próbkowania QA/QC (pierwszy artykuł, proces, wstępne zachowanie) i przykładowe progi AQL według rodzaju produktu.

Klauzule umowy o kopiowanie i wklej: Zakres, IP/NDA, SLA/KPI + odszkodowania, ESG i Audyt, zakończenie i rozwiązywanie sporów.

Sprawdzanie SOP za pomocą czerwonych flag i krótkiego skryptu należnego ulegania, którego można natychmiast użyć.

Dwa krótkie anonimizowane studia przypadków z jasnymi lekcjami i szablonami następnego stopnia.

 

TL; DR-jednostronicowa lista kontrolna 

 

Dowód firmy : Licencja biznesowa, identyfikator podatkowy, licencja eksportowa, główny adres fabryki, zdjęcia.

Odniesienia i pojemność : 2 Referencje klientów + przykładowy dziennik produkcji pokazujący ostatnie zamówienia.

Próbki i FAI : Pisemna harmonogram zatwierdzenia przykładowego i pierwszego podpisania artykułu (FAI).

Plan QC : Zdefiniuj punkty kontroli (FF, IPQC, PSI), próbkowanie %, AQL dla krytycznego/głównego/mniejszego.

SLA i KPI : dostawa na czas ≥95%; Zamów wariancja czasu realizacji ≤ ± 7 dni; Wskaźnik defektów partii ≤1% (dostosowanie na przemysł).

Opłaty i przejrzystość : Szczególna tabela opłat (prowizja, opłata za zamówienia, inspekcja, logistyka).

IP & NDA : Podpisano agenta NDA + ograniczającego wprowadzanie produktu do innych.

Esg : Dowód niedawnego audytu społecznego/chemicznego lub obietnica audytu zewnętrznego w ciągu 6 miesięcy.

Odpowiedzialność logistyczna : Zdefiniuj Incoterm, właściciel frachtu, dokumenty celne, proces roszczeń.

Ewentualność : Plan fabryki kopii zapasowej, minimalne zapasy bezpieczeństwa, awaryjne zamówienie SLA.

 

1. Dlaczego to ma znaczenie 

 

Agent pozyskiwania to lokalne ramię operacyjne. Niejasne oczekiwania stają się niepowodzeniami: pominięte przesyłki, złej jakości, ekspozycja IP lub ukryte znaczniki. Traktuj związek jak dostawca operacji kontraktowych - nie przyjaciela, który „rozwiązuje to”. Wymagaj dokumentacji, mierzalnych KPI i predefiniowanych środków zaradczych. Reszta tego artykułu zamienia te słowa w procedury, szablony i tekst kontraktowy, którego możesz użyć w tym samym tygodniu.

 

2. Kto to czyta i czego potrzebują

 

Menedżerowie ds. Zamówień — Potrzebujesz powtarzalnych list kontrolnych i szablonów SLA.

Dyrektorzy łańcucha dostaw — Potrzebujesz kontroli ryzyka, planowania awaryjnego i pulpitów nawigacyjnych KPI.

Menedżerowie marki/produktów (transgraniczny/e-commerce) — Potrzebujesz wymagań FAI, Packaging i FBA.

Funkcjonariusze ds. Zgodności/ESG — Potrzebujesz wyzwalaczy audytu, harmonogramów naprawczych i dowodów działań naprawczych.

Jeśli budujesz lub ponownie zaspokajasz program pozyskiwania, skoncentruj się najpierw na: (1) weryfikacji i dokumentacji, (2) Systemy QA powiązane z pieniędzmi (kary/zachęty) oraz (3) zabezpieczenia awaryjne i IP.

 

3. Minimalne dokumenty i dowody, które należy wymagać 

 

Wymagaj oryginałów lub notarialnych skanów (przechowywane w folderze kontraktowym):

Licencja biznesowa + przedstawiciel prawny.

Przykłady rejestracji podatku od eksportu/importu i deklaracji celnej.

Adres fabryczny + ostatnie zdjęcia linii produkcyjnych i magazynu.

Próbki produktów z datowanymi rekordami przykładowymi.

Dowód ubezpieczenia (ładunek i odpowiedzialność), jeśli twierdzą, że ubezpieczają przesyłki.

Podpisane listy referencyjne klienta lub referencje kontaktowe z wolumenem zamówień i dat.
Trzymaj kopie w systemie zarządzania dokumentami i dołącz do PO.

 

4. Weterynacja SOP-krok po kroku 

 

Kontrola dokumentu (dzień 0) — Potwierdź licencję biznesową, rekordy eksportu.

Kontrola odniesienia (dzień 1–2) — zadzwoń do 2 sędziów; Zapytaj o jakość, terminowość i przejrzystość. Użyj skryptu poniżej.

Próbka i FAI (dzień 3–14) — żądać próbek; Zdefiniuj kryteria akceptacji FAI; Zmiany dziennika.

Ocena witryny (dzień 7–30) — zdalny przegląd wideo lub audyt fizyczny; Użyj formularza audytu fabrycznego.

Zamówienie umowy i próby (dzień 14–45) — Podpisz ograniczoną liczbę PO z wyraźnym warunkami SLA, podziałem płatności i inspekcją.

Monitoruj pierwsze dwa zamówienia — Egzekwuj cotygodniowe raporty o statusie (zdjęcia, wpływy materiałowe, pojemność) i ostateczne PSI.

 

Szybki skrypt telefonu do referencji:

“Cześć - Rozważamy [nazwę agenta]. Czy możesz potwierdzić: (1) Czy pozyskali/sprawdzali za Ciebie? (2) Czy spełnili daty dostawy? (3) Czy były jakieś ukryte opłaty? (4) Jak poradzili sobie z niezgodnością?”
Nazwy rekordów, daty i wyniki.

Czerwone flagi: wymijające odpowiedzi, niechęć do dostarczania zdjęć, niespójnego adresu firmy, odmowy uzgodnienia PSI lub inspekcji stron trzecich.

 

5. Zarządzanie jakością - punkty kontroli, próbkowanie i AQL

Traktuj jakość jako trzy powiązane bramy: Pierwszy artykuł (FAI) → Proces QC (IPQC) → Kontrola przed obserwacją (PSI).

A. Pierwszy artykuł (zatwierdzenie FAI / Pierwszy utwór)

Cel: Sprawdź zamiar projektu do produkcji przed masową produkcją.

Dostawy: raport wymiarowy, zdjęcia, próbka opakowania, etykietowanie.

Działanie: Zatwierdzenie FAI wymagane na piśmie przed pleśnią/oprzyrządowaniem lub przebiegiem masowym.

B. Proces QC (IPQC)

Częstotliwość: codzienne kontrole procesów krytycznych (np. Surowanie, siła szwu).

Dowody: Zdjęcia w czasie, dzienniki woluminów produkcyjnych, odrzucone dzienniki kawałków.

C. Kontrola przed obserwacją (PSI)

Czas: w ciągu 7 dni przed załadowaniem.

WHO: Niezależne strony trzecie (zalecane) lub agent z klauzulą ​​odpowiedzialności zaakceptowanej.

Tabela próbkowania (praktyczna): Próbkowanie podstawy na wielkości partii (przykłady poniżej).

Przykładowy pobieranie próbek i AQL (branżowy, dostosowanie na ryzyko)

Rozmiar działki 1–500 szt. → Próbka 20% lub min 10 sztuk.

Rozmiar partii 501–3200 szt. → Próbka 32 szt. (Przybliżona tabela ANSI/ISO).

Progi AQL (sugerowane punkty początkowe):

Wady krytyczne: 0% tolerancja (0 akceptuj).

Główne wady: AQL 1,0–2,5 (cel ≤1%, gdzie bezpieczeństwo/dopasowanie jest ważne).

Drobne wady: AQL 2.5–4.0.

UWAGA: W przypadku elektroniki ustawiaj główny ≤1,0; W przypadku tekstyliów, główny ≤2,5; W przypadku sprzętu główny ≤1,5. Użyj surowszych progów dla SKU wrażliwych na markę.

Przepływ pracy przeróbki i odrzucenia (musi być w umowie)

• Jeśli nie powiodło się: Dostawca zapewnia plan przeróbki w ciągu 48 godzin i dowody fotograficzne przed ponowną inspiracją.

• Jeśli przeróbka ponownie się nie powiedzie → Kupujący może odrzucić całą działkę i wymagać wymiany lub kredytu. Zdefiniuj przydział kosztów przeróbki, frachtu i utylizacji stron trzecich.

 

6. Szablon SLA & KPI 

Poniżej znajduje się praktyczna SLA, którą można wstawić do umowy. Wymień elementy w nawiasach.

 

 

Jak sformułować klauzulę karną (próbka):

Dostawca/agent zgadza się, że jeśli dostawa na czas spadnie poniżej celu na każdy miesiąc toczący się, dostawca zapłaci kupującym odszkodowanie likwilowane równe [x]% wartości PO na dzień opóźnienia poza okresem karencji, nie przekraczając [y]% wartości PO. Likwiazowane szkody są uzgodnione jako prawdziwy wstępny odsetek strat, a nie jako kara.”

Notatka: Likwiazowane szkody muszą być rozsądne i wykonalne w jurysdykcji - uruchom klauzulę przez doradcę.

 

7. Język kontraktowy, który możesz skopiować (kluczowe klauzule)

Poniżej znajdują się krótkie, praktyczne klauzule, które można wkleić w umowie. Edytuj tekst.

Zakres usług

“Agent pozyskuje dostawców, negocjuje cenę i warunki, zarządzać przykładowymi zatwierdzeniami, koordynuje nadzór produkcyjny (FAI, IPQC), organizuje kontrolę przed obsługą oraz pomagać w dokumentacji logistycznej i eksportowej zgodnie z żądaniem na piśmie przez kupującego.”

Opłaty i fakturowanie

“Struktura opłat agenta: [procent]% prowizji od ceny fabrycznej FOB lub stałej opłaty w wysokości [kwoty] za PO. Koszty stron trzecich (kontrola, testowanie, audyt, fracht) zostaną rozliczane za kosztem za pomocą faktur w ciągu 7 dni od płatności. Agent nie będzie pobierać nieujawnionych znaczników.”

Własność intelektualna i poufność (NDA)

“Agent potwierdza IP Kupującego i zgadza się nie ujawniać, odtwarzać ani rozpowszechniać żadnych projektów, rysunków lub specyfikacji, z wyjątkiem wyników na podstawie niniejszej Umowy. Agent nie wprowadzi produktu kupującego żadnej strony trzeciej bez uprzedniej pisemnej zgody kupującego. Obowiązek ten przeżywa zakończenie przez [x] lat.”

Podpisanie i konflikt interesów

“Agent ujawnia wszystkie podsumowanie i uzyskuje pisemną zgodę kupującego przed podwykonawstwem. Agent nie będzie składać zamówień z podmiotami, w których agent lub jego podmioty stowarzyszone mają odsetek własności bez pisemnej zgody kupującego.”

Kontrola i akceptacja

“Kupujący zastrzega sobie prawo do wyznaczenia niezależnego inspektora zewnętrznego. Ostateczna akceptacja następuje po PSI i wydaniu certyfikatu akceptacji. Jeżeli partia się nie powiedzie, dostawca powinien na własny koszt (i) przerobić produkt do standardu kupującego; (ii) zastąpić towary wadliwe; lub (iii) zapewnić pełny kredyt.”

Klauzula ESG i audytu

“Agent zapewni, że dostawcy przestrzegają kodeksu postępowania dostawcy kupującego. Agent ułatwi zewnętrzne audyty społeczne/środowiskowe (SMETA/SA8000/ISO) zgodnie z żądaniem. Dostawca zapewni plany działań naprawczych w ciągu [30] dni od wszelkich niezgodności.”

Zakończenie przyczyny

“Kupujący może natychmiast rozwiązać przyczynę, w której agent materialnie narusza niniejszą Umowę, w tym powtarzane awarie dostawy, naruszenie IP lub materialne fałszywe oświadczenia w certyfikatach. Po zakończeniu agent zapewni pełną współpracę w sprawie przekazania kupującemu lub następcy.”

Rozstrzyganie sporu

“Wszelkie spory zostanie rozwiązane przez [arbitraż w Hongkongu / Singapurze / Jurysdykcji uzgodniona], zgodnie z zasadami [UNCITRAL / ICC]. Prawo rządzące: [jurysdykcja].”

 

8. Modele cen i opłat - czego zaakceptować, czego uniknąć

 

Komisja (% FOB) — Powszechne dla agentów pozyskiwania. Plusy: wyrównuje zachęty do ceny zakupu. Minusy: może ukryć znaczenia w inspekcjach lub logistyce. Wymagają przejrzystości i wpływów.

Stała opłata za PO / Miesięczny ustalacz — Dobrze, gdy potrzebujesz przewidywalnego budżetowania. Lepiej dla ciągłego zarządzania programem.

Opłata za projekt (jednorazowy za wprowadzenie nowego produktu) — Przydatne w przypadku jednorazowego oprzyrządowania/konfiguracji.
Wymagać: Szczegółowe faktury na koszty innych firm i prawo do audytu opłaty rocznie.

Warunki płatności: Płatności podzielone są standardem: 30% depozyt, 60% salda przed wysyłką po PSI (w zależności od akceptacji), 10% zatrzymania przez 30 dni jako gwarancja. W przypadku małych dostawców rozważ L/C lub Eser. W celu ochrony stron.

 

9. Obowiązki nieczyste i logistyczne (praktyczne)

 

Zdefiniuj, kto jest odpowiedzialny, za jakie koszty i ryzyko jasno:

FOB (fabryka) — Kupujący kontroluje rezerwację frachtu i ubezpieczenie; Agent pomaga, ale nie może rezerwować frachtu w imieniu kupującego, chyba że zostanie upoważniony.

CIF / DDP — Agent może cytować od drzwi do drzwi, ale obejmować pełny podział; DDP stawia ryzyko celne na sprzedawcę/agenta - Użyj tylko wtedy, gdy zaakceptują to ryzyko na piśmie.
Roszczenia roszczeń: Wymagaj od agenta, aby złożył dowód na jakiekolwiek szkody/brak w ciągu 7 dni od przybycia i obsłużyć logistykę RMA w razie potrzeby.

 

10. ESG i zgodność - jak to zrobić

 

Nie traktuj ESG jako marketingu. Zrób to KPI i wyzwalacz audytu:

Wymagaj częstotliwości kontroli: nowy dostawca → 12 miesięcy; Wysokie ryzyko → 6 miesięcy.

Typy audytu: Social (Smeta), środowiskowe, chemiczne (zgodność Zasięg/Prop 65).

Oś czasu naprawy: Dostawca musi dostarczyć plan działań naprawczych (CAP) w ciągu 14 dni i zamykać główne problemy w ciągu 90 dni.

KPI krawat: Brak naprawy → powoduje zawieszenie PO i potencjalne rozwiązanie umowy.

Przykład klauzuli (krótki):

“Materialne niezgodności odkryte w audycie ESG, które nie są zamknięte w ciągu 90 dni, pozwalają kupującemu zawiesić zamówienia do czasu naprawy lub pozyskiwanie gdzie indziej bez kary.”

 

11. Planowanie awaryjne - kopie zapasowe i bufory

 

Minimalny plan obrony:

Podwójne pozyskiwanie — Zawsze mają co najmniej jedną alternatywną fabrykę w innym mieście/regionie.

Zapasy bezpieczeństwa — Utrzymaj 30–60 dni krytycznych SKU (dostosuj zmienność czasu realizacji).

Eskalacja awaryjna — Zdefiniuj przyspieszone opłaty produkcyjne i czasy realizacji.

Ubezpieczenie — w stosownych przypadkach odpowiedzialność za ładunek morski i produkt.

Obejmują “Wyzwalacz awaryjny” W umowie: np. Jeśli czas realizacji przesuwa się o ponad 20% na dwa kolejne POS, kupujący może pozyskać produkcję awaryjną i odliczyć uzasadnione koszty od dostawcy/agenta.

 

12. Studia przypadków - anonimizowane, pouczające

Przypadek A - Naprawianie wysokiej wadów z SLA

Problem: Marka średniej wielkości stanęła w obliczu 4% wskaźnika defektów w nowym projekcie.

Działanie: Zastąpiona niejasna umowa agenta z wyraźną SLA: PSI AQLS zaostrzone, wymagane FAI, cotygodniowe zdjęcia produkcyjne, zlikwidowane szkody w przypadku późnej dostawy. Agent był zobowiązany do sfinansowania ponownej ininacji stron trzecich po dwóch awariach.

Wynik (90 dni): Dostarczona wskaźnik wad spadła do 0,8%; Czas na rynek poprawił się o 12 dni, ponieważ nastąpiło mniej przeróbek. Lekcja: Pieniądze + pomiar = zmiana zachowania.

Przypadek B - Utrata IP z słabych klauzul

Problem: Agent wprowadził podobny produkt do innego nabywcy; Brand znalazła konkurencyjny produkt sprzedawany w innym regionie.

Przyczyna: Bez NDA, bez zastawu IP, bez zakazu sprzedaży kierowanej przez agenta.

Konsekwencja: Miesiące sporów; Koszty wycofania produktu i szkody reputacyjne.

Lekcja: Wyraźne warunki IP i niezgodne z środkami zaradczemu nie podlegają negocjacjom dla właścicieli marek.

 

13. Mapa drogowa wdrożenia (pierwsze 90 dni)

Tydzień 0–2: Zbieranie dokumentów, kontrole referencyjne, plan próbki i FAI.
Tydzień 2–4: Podpisz próbę PO za pomocą SLA, wybierz inspektora zewnętrznego dla PSI, ustal cotygodniową kadencję raportowania.
Miesiąc 2: Przejrzyj raporty QA, dostosuj KPI, harmonogram audytu, jeśli obecne wskaźniki ryzyka.
Miesiąc 3: Przejdź do Cadence Multi-Po, wdrożyć raportowanie ScoreCard; Ustaw zapasowy pozyskiwanie, jeśli wydajność <KPI.

 

14. Załączniki gotowe do użycia (kopia i wklej)

A. Lista kontrolna kontroli przed obserwacją (krótka)

Wymiary i tolerancje produktu (na specyfikację).

Wyniki testu funkcjonalnego (PASS/FAIL).

Wady wizualne i zdjęcia.

Integralność i etykietowanie opakowań (kod kreskowy, kraj pochodzenia).

Lista sprawdzania ilości vs.

Pomiar parametrów krytycznych (waga, napięcie, wytrzymałość szwu).

B. Szablon podpisywania próbek FAI (jeden akapit)

“Kupujący potwierdza akceptację pierwszego artykułu próbki (ref.: [Przykładowy identyfikator]) w [datę]. Produkcja może być kontynuowana, gdy kupujący wydają akceptację FAI. Wszelkie odchylenie od FAI będzie wymagało ponownego zatwierdzenia.”

C. Szybkie pola wyników KPI

Numer PO | Przedmiot | Data statku planu | Rzeczywista data statku | Dni późno | Wady PSI | Podjęte działanie | Wynik

 

15. Narzędzia i usługi stron trzecich (krótka lista)

 

Inspekcja stron trzecich: SGS, Bureau Veritas, Intertek (lub lokalny akredytowany dostawca).

Frameworki audytu: Smeta, SA8000, ISO 14001 dla systemów środowiskowych.

Umowa i spór: Lokalny doradca handlowy w klauzuli Hongkongu / Singapuru + Arbitraż.

Integracja PO/ERP: Upewnij się, że zamawianie i odbieranie rekordów zsynchronizuje się z wynikami kontroli.

 

16. FAQ 

Jak zdecydować między modelem prowizji a stałą opłatą dla agenta?
Użyj komisji do prostych towarów kupna i posiłku; Użyj stałej opłaty, gdy potrzebujesz zarządzania programem, raportowania i przewidywalnej kontroli kosztów.

 

Czy mój agent może przeprowadzić wszystkie inspekcje, czy też muszę nalegać na inspektorów innych firm?
Agenci mogą wykonywać rutynowe kontrole, ale wymagają niezależnego PSI dla produktów wysokiego ryzyka lub kluczowych pierwszych biegów w celu usunięcia konfliktów interesów.

 

Jaki jest odpowiedni procent zatrzymania, aby chronić przed wadami?
5–10% wstrzymanie przez 30–90 dni jest powszechne; Kalibruj z ryzykiem produktu i rzeczywistością przepływów pieniężnych.

 

Czy muszę co roku kontrolować każdą fabrykę?
Nie. Częstotliwość kontroli powinna być oparta na ryzyku: nowi lub dostawcy wysokiego ryzyka = co 6–12 miesięcy; niski ryzyko = 12–24 miesiące.

 

Jakiej wielkości próbki powinienem użyć dla małych działek (<500 szt.)?
W przypadku małych działek użyj 10–20% pobierania próbek z 0 tolerancji dla wad krytycznych i głównego AQL nie wyższego niż 2,5.

 

Jak chronić IP, gdy agent twierdzi, że „musi pokazać produkt dostawcom”?
Użyj dwustopniowego ujawnienia: początkowo pokaż niekrytyczne specyfikacje; Podpisz NDA i wymagaj od dostawców zwrotu lub niszczenia dokumentów projektowych po wycenach.

 

Jeśli agent pozwala tańsze części, ale jakość upadnie, kto płaci?
Jeśli agent zastąpił części bez zgody, są odpowiedzialne. Wymagaj pisemnej zgody na wszelkie podstawienie.

 

Jaka jest rozsądna ścieżka eskalacji dla powtarzających się awarii?

Natychmiastowa czapka od dostawcy w ciągu 48 godzin; 2) audyt stron trzecich, jeśli jest nierozwiązany; 3) Kary finansowe lub rozwiązanie umowy, jeżeli wskaźniki nie spełnione po dwóch cyklach.

 

Czy powinienem wymagać od agentów do przechowywania próbek w pliku? Jak długo?
Tak. Trzymaj mistrzowskie próbki przez co najmniej 6 miesięcy po wysyłce; W przypadku elementów regulowanych zachowaj okresy ustawowe (sprawdź lokalne przepisy).

 

Kiedy uzasadnione jest przejście z agenta pozyskiwania na bezpośrednie relacje fabryczne?
Poruszaj się, gdy wolumeny zamówień uzasadniają dedykowane pozyskiwanie, bezpośrednie audyty, a możesz zarządzać relacjami dostawców w lokalnych strefach czasowych lub za pośrednictwem wewnętrznego zespołu.