Przewodnik zakupowy 2025: Rodzaje zakupów, etapy procesu i kluczowe strategie zarządzania kosztami i dostawcami

W tym artykule omówimy rodzaje zamówień, tradycyjny proces zamówień, zwinne podejścia do zakupów i cztery kluczowe strategie generujące wartość — od redukcji kosztów po zarządzanie relacjami z dostawcami.

 

Co to jest zaopatrzenie?

Zamówienia można ogólnie podzielić na zamówienia bezpośrednie i pośrednie:

 

1. Zamówienia pośrednie

Zamówienia pośrednie obejmują towary i usługi, które wspierają działalność biznesową, ale nie trafiają bezpośrednio do produktu końcowego. Przykłady obejmują:

✔ Sprzęt biurowy (komputery, laptopy, drukarki)

✔ Artykuły papiernicze i biurowe

✔ Systemy informatyczne dla personelu

✔ Zarządzanie obiektami i wynajem biur

*Elementy te zapewniają pracownikom wydajną pracę i przyczyniają się do ogólnej produktywności firmy.

 

2. Zamówienia bezpośrednie

Zamówienia bezpośrednie odnoszą się do pozyskiwania materiałów, komponentów lub usług, które są integralną częścią produktu końcowego. Przykłady obejmują:

◆ Komponenty wewnątrz pralki (chipy komputerowe, bloki betonowe, czujniki)

◆ Złożone systemy, takie jak elektronika lotnicza (anteny, systemy zarządzania ciepłem, płyty komputerowe)

Zamówienia bezpośrednie mają bezpośredni wpływ na jakość produktu i zadowolenie klientów, co czyni je krytycznym elementem produkcji i produkcji.

 

Proces zakupów

Proces udzielania zamówień składa się zazwyczaj z kilku następujących po sobie etapów:

 

Krok 1: Zidentyfikuj potrzebę

Firma określa, czego potrzebuje do działania lub osiągnięcia określonego celu. Dokumentowanie tej potrzeby jest niezbędne.

 

Krok 2: Zdefiniuj specyfikacje

Gdy potrzeba będzie jasna, zdefiniuj szczegółowe specyfikacje:

Wymagania funkcjonalne (np. moc wyjściowa anteny, wymiary)

Kryteria wydajności

Ograniczenia dotyczące przestrzeni, wagi lub pojemności

Krok 3: Zaangażowanie dostawcy

Angażuj dostawców poprzez zapytanie o informacje (RFI), zapytanie ofertowe (RFP) lub zapytanie ofertowe (RFQ), aby poznać możliwości i ceny.

 

Krok 4: Oceń i wybierz Dostawcy

Oceń odpowiedzi dostawców i wybierz dostawców, którzy najlepiej spełniają Twoje wymagania.

 

Krok 5: Negocjacje umowy

Negocjuj warunki m.in:

★ Cena

★ Terminy dostaw

★ Umowy dotyczące jakości i poziomu usług

 

Krok 6: Złożenie zamówienia i dostawa

Złóż zamówienie, monitoruj produkcję lub świadczenie usług i upewnij się, że produkty odpowiadają ustalonym specyfikacjom.

 

Krok 7: Kontrola i Płatność

Przed przetworzeniem płatności sprawdź towary lub usługi pod kątem jakości i zgodności.

 

Na Pozyskiwanie Darkhorse'a często łączymy to tradycyjne podejście sekwencyjne ze zwinnymi zakupami, szczególnie w przypadku szybko zmieniających się branż, takich jak fintech czy oprogramowanie. Sprawne zaopatrzenie umożliwia zaangażowanie równoległych dostawców, wielokrotne weryfikacje koncepcji i ciągłe zarządzanie umowami w celu uzyskania lepszych wyników.

 

Efektywne zaopatrzenie zwiększa wartość biznesową. Wyróżniają się cztery strategie:

 

1. Redukcja i kontrola kosztów

Skoncentruj się na zapewnieniu najlepszej ceny i utrzymaniu stabilności kosztów. Efektywne kosztowo zamówienia zwiększają rentowność i zapewniają długoterminową stabilność finansową.

 

2. Poprawa jakości

Priorytetowo traktuj towary i usługi wysokiej jakości, równoważąc efektywność kosztową wydajnością i trwałością. Zakupy wysokiej jakości zmniejszają liczbę wad i poprawiają zadowolenie użytkownika końcowego.

 

3. Zarządzanie relacjami z dostawcami (SRM)

Traktuj kluczowych dostawców jak partnerów strategicznych. Współpracuj, aby wprowadzać innowacje, redukować koszty i tworzyć obopólną wartość. Silne relacje z dostawcami prowadzą do lepszej wydajności i długoterminowych korzyści.

 

4. Zarządzanie ryzykiem

Identyfikuj, łagodź i zapobiegaj zagrożeniom w łańcuchu dostaw, które mogłyby zakłócić działalność. Proaktywne zarządzanie ryzykiem zapewnia ciągłość działania i minimalizuje narażenie na opóźnienia, problemy z jakością lub straty finansowe.

Połączenie tych strategii maksymalizuje wartość zakupów, obniża koszty i wspiera rozwój biznesu. Źle zrealizowane zamówienia zmniejszają wartość i mogą utrudniać sukces operacyjny.

 

Zaopatrzenie to znacznie więcej niż czynność transakcyjna — to strategiczna funkcja biznesowa, która napędza efektywność kosztową, poprawę jakości, redukcję ryzyka i silne partnerstwo z dostawcami. Dobrze wykonane zakupy tworzą wymierną wartość dla Twojej firmy.

 

W Darkhorse Sourcing pomagamy firmom kompleksowo zarządzać procesami zakupowymi: od identyfikacji dostawcy i oceny próbek po negocjacje umów, zarządzanie ryzykiem i rozwój relacji z dostawcami. Nasza wiedza specjalistyczna gwarantuje, że Twoje zamówienia będą opłacalne, wysokiej jakości i zgodne z Twoimi celami strategicznymi.

 

Dla firm chcących zoptymalizować zaopatrzenie, usprawnić wybór dostawców lub obniżyć koszty bez utraty jakości, Darkhorse Sourcing jest zaufanym partnerem w zakresie globalnego zaopatrzenia.