4 filary zakupów: opanowanie zarówno strategicznego pozyskiwania, jak i globalnych zamówień

W dzisiejszej niestabilnej globalnej gospodarce zespoły ds. Zakupów i zakupów stoją w obliczu bezprecedensowych wyzwań. Zakłócenia łańcucha dostaw, presja inflacyjna i popyt na etyczne pozyskiwanie stanowią stałe obawy. Wśród tej złożoności pojawia się powszechne pytanie: Jakie są cztery filary zakupów?

Odpowiedź nie jest osobliwość. Termin „cztery filary” odnosi się do dwóch potężnych, uzupełniających się ram, które tworzą podstawę światowej klasy funkcji zamówień:

​Cztery filary strategicznego pozyskiwania: skupione na optymalizacji rdzenia proces Jak kupujesz.

​Cztery filary globalnych zamówień: skupione na zarządzaniu Złożoność operacyjna Kupowanie między międzynarodowymi granicami.

Ten kompleksowy przewodnik rozdzieli oba zestawy filarów, wyjaśniając ich komponenty, znaczenie i - skromnie - jak wdrożyć je w celu zbudowania odpornej, wydajnej i strategicznej operacji zakupów.

 

 

Część 1: Cztery filary strategicznego pozyskiwania

​

Strategiczne pozyskiwanie jest celowym, opartym na danych procesem opracowywania kanałów dostaw przy najniższym koszcie całkowitych, a nie tylko najniższej cenie. Jego cztery filary tworzą ciągły cykl poprawy.

 

​Pillar 1: Analiza wydawania - podstawa wglądu​

​Co to jest: analiza wydawania to systematyczny proces gromadzenia, oczyszczania, klasyfikacji i analizy wszystkich danych dotyczących wydatków organizacji. Chodzi o przekształcenie surowych, niechlujnych danych w wyraźną mapę, dokąd zmierzają pieniądze.

​Dlaczego to ma znaczenie: nie możesz zarządzać tym, czego nie możesz zmierzyć. Widoczność wydawania jest absolutnym warunkiem wszelkich strategicznych decyzji. Odkrywa ukryte możliwości oszczędności, ujawnia Mavericka wydatków i identyfikuje kategorie wydatków, które można uzyskać.

​Jak wdrożyć i rozpocząć:​​

​Agregacja danych: pobieraj dane ze wszystkich źródeł - ERP, systemy AP i programy kart.

​Oczyszczanie i standaryzacja: Popraw błędy i znormalizują nazwy dostawców (np. „IBM”, „Int'l Business Machines” i „IBM Inc.” stają się jednym).

​Klasyfikacja: Kategoryzuj wydatki za pomocą systemu takiego jak UNPSC lub niestandardowa taksonomia.

​Analiza i raportowanie: Zidentyfikuj trendy, najlepszych dostawców i możliwości konsolidacji.

​Obowiązkowe KWS z długimi ogonami:

 

​Pillar 2: Strategiczne pozyskiwanie - sztuka umowy​

​Co to jest: jest to podstawowy proces identyfikacji, oceny i wybierania dostawców na podstawie spostrzeżeń z analizy wydatków. Wykracza poza zakupy transakcyjne, aby koncentrować się na całkowitych kosztach własności (TCO).

​Dlaczego ma to znaczenie: Skuteczne pozyskiwanie zapewnia najlepszą wartość - połączenie kosztów, jakości, obsługi, innowacji i ograniczenia ryzyka. Chodzi o budowanie przewagi konkurencyjnej poprzez bazę zaopatrzenia.

​Jak wdrożyć i rozpocząć:​​

​Badania rynku: Zrozum krajobraz dostawców i dynamikę rynku.

​Opracuj strategię zaopatrzenia: zdecyduj się na singiel vs. wielopasmowe, globalne vs. lokalne.

​Proces RFX: Używaj żądań informacji (RFI), propozycji (RFP) i cytatów (RFQ ) Aby zebrać porównywalne dane.

​Ocena i negocjacje dostawcy: Obiektywnie zdobyt dostawców i negocjują warunki.

​Obowiązkowe KWS z długimi ogonami:

 

​Pillar 3: Zarządzanie umowami - praworządność​

​Co to jest: Zarządzanie umowami to proces tworzenia, wykonywania i zarządzania umowami formalizującymi relacje dostawców. Zapewnia, że ​​wartość przechwycona podczas negocjacji jest realizowana.

​Dlaczego to ma znaczenie: uścisk dłoni nie wystarczy. Silne umowy ograniczają ryzyko, zapewniają zgodność, definiuj wskaźniki wydajności (SLA/KPI) i zapewniają ramy prawne w zakresie rozwiązywania sporów.

​Jak wdrożyć i rozpocząć:​​

​Scentralizowane repozytorium: Przechowuj wszystkie umowy w jednej, dostępnej lokalizacji.

​Kluczowe zarządzanie klauzulą: Standaryzuj ważne warunki, takie jak odpowiedzialność, wypowiedzenie i kara SLA.

​Zarządzanie obowiązkiem: proaktywnie śledzą kamienie milowe, rezultaty i odnowienia.

​Monitorowanie zgodności: Upewnij się, że obie strony przestrzegają uzgodnionych warunków.

​Obowiązkowe KWS z długimi ogonami:

 

​Pillar 4: Zarządzanie relacjami dostawcy (SRM) - silnik partnerski​

​Co to jest: SRM to proaktywne, strategiczne zarządzanie interakcjami z kluczowymi dostawcami. Chodzi o przejście od transakcyjnego, przeciwnego związku z współpracą.

​Dlaczego to ma znaczenie: Twoi krytyczni dostawcy są rozszerzeniami twojego przedsiębiorstwa. Silne relacje prowadzą do innowacji, preferencyjnego traktowania podczas braków, ciągłego doskonalenia i wspólnego zarządzania ryzykiem.

 

​Jak wdrożyć i rozpocząć:​​

​Segmentacja dostawcy :​​ Klasyfikuj dostawców w oparciu o ryzyko i krytyczność (np. Strategiczne, wąskie gardło, dźwignia, rutyna).

​Zarządzanie wydajnością: Regularnie sprawdzaj KPI, takie jak dostawa na czas, stawki jakościowe i pomysły na innowacje.

​Wspólne przeglądy biznesowe: organizuj kwartalne lub roczne spotkania w celu przeglądu wyników, dzielenia się strategią i rozwiązywania problemów.

​Rozwój i współpraca: opracuj nowe produkty lub procesy ze strategicznymi partnerami.

​Obowiązkowe KWS z długimi ogonami:

 

Część 2: Cztery filary globalnych zamówień

​

Gdy czynności pozyskiwania przecinają granice, dodaje się nową warstwę złożoności. Te cztery filary mają kluczowe znaczenie dla zarządzania tą złożonością.

 

​Pillar 1: Ludzie - kapitał ludzki​

​Co to jest: odnosi się do talentu, umiejętności i kultury twojego zespołu ds. Zamówień i jego rozszerzonej sieci. Obejmuje wewnętrzny personel, partnerzy zewnętrzni i przywództwo.

​Dlaczego to ma znaczenie: najlepsze procesy i technologia są bezużyteczne bez odpowiednich ludzi do ich prowadzenia. Globalne zamówienia wymagają wiedzy specjalistycznej w zakresie handlu międzynarodowego, negocjacji międzykulturowych, łagodzenia ryzyka i lokalnych przepisów.

​Jak wdrażać i rozpocząć: inwestuj w ciągłe szkolenie, zatrudnij różnorodność myśli i doświadczenia oraz rozważ wykorzystanie globalnych usług zamówień publicznych z fachową wiedzą.

 

​Filar 2: Proces - Standaryzowany ramy​

​Co to jest: są to znormalizowane, ale elastyczne przepływy pracy, które regulują globalne działania zamówienia - od zapłatę po płatność - Across różnych regionów i jednostek biznesowych.

​Dlaczego ma to znaczenie: Standaryzacja zapewnia spójność, kontrolę, wydajność i zgodność. Zapobiega chaosie i pozwala na skalowalność w różnych środowiskach operacyjnych.

​Jak wdrażać i rozpocząć: dokumentuj i mapować podstawowe procesy, wdrożyć globalne zasady zamówień (z dopuszczalnymi wariantami lokalnymi) i automatyzuj przepływy pracy w celu zmniejszenia błędów i opóźnień.

 

​Pillar 3: Technologia - Digital Enabler​

​Co to jest: pakiet narzędzi cyfrowych, które umożliwiają globalne zamówienia, w tym moduły ERP, oprogramowanie do zarządzania relacjami dostawcy (SRM), platformy analityczne i katalogi cyfrowe.

​Dlaczego to ma znaczenie: technologia zapewnia globalną widoczność wydatków potrzebną do podejmowania decyzji. Automatyzuje procesy, zarządza wymaganiami dotyczącymi wielu wamu w języku i języku oraz zapewnia wgląd w dane.

​Jak wdrożyć i rozpocząć: oceń zintegrowane apartamenty zamówień, priorytetyzuj rozwiązania w chmurze dla dostępności oraz upewnij się, że solidne analizy danych i możliwości raportowania są podstawowymi funkcjami.

 

​Filar 4: Łańcuch dostaw - Logistyka LIFELINE​

​Co to jest: aktywne zarządzanie całym przepływem towarów, informacji i finansów od dostawcy do klienta. Obejmuje logistykę, zarządzanie zapasami i ograniczenie ryzyka.

​Dlaczego to ma znaczenie: globalne łańcuchy dostaw są z natury kruche. Zarządzanie tym filarem bezpośrednio wpływa na koszty, niezawodność i odporność. Zakłócenia w jednej części świata mogą zatrzymać produkcję w innej.

​Jak wdrożyć i rozpocząć: przeprowadzaj dokładne ​ Mapowanie łańcucha dostaw , dywersyfikuj bazę dostawców geograficznie, rozwijaj silne relacje z partnerami logistycznymi i stwórz solidne plany ciągłości biznesowej.

 

Część 3: Jak zintegrować oba ramy: od teorii do ćwiczenia

​

Zrozumienie filarów to jedno; Wdrożenie ich to kolejne. Oto jak sprawić, by pracowali razem.

​Zacznij od strategicznego Pozyskiwanie :​​ W przypadku większości organizacji pierwszym krokiem jest uzyskanie kontroli wewnętrznej. Master wydatków analizy i pozyskiwanie w celu generowania oszczędności i budowy silnej bazy dostawców. Fundusz i uzasadnia dalsze inwestycje.

 

​Rozwiń wraz z globalnymi zamówieniami: wraz z rosnącym globalnym dyscypliną na globalnie, dyscypliny łańcucha łańcucha, procesów, technologii i łańcucha dostaw w celu skutecznego zarządzania nową złożonością.

​Utwórz synergie:​​

Dane z analizy wydatków (filar 1 pozyskiwania) informują o technologii (filar 3 globalnego), którą musisz wdrożyć.

Twoje wysiłki SRM (filar 4 pozyskiwania) są podstawą odpornego łańcucha dostaw (filar 4 Global).

​Procesy globalne (filar 2 globalnego) zapewniają, że strategiczne strategie pozyskiwania są wykonywane konsekwentnie na całym świecie.

 

​Mierzenie sukcesu: kluczowe wskaźniki wydajności (KPI)​​

Aby śledzić swoje postępy, monitoruj te wskaźniki w obu ramach:

​Oszczędności kosztów: odsetek oszczędności osiągniętych w stosunku do wartości wyjściowej.

​Wydajność dostawcy: dostawa na czas (OTD) i doskonałe wskaźniki realizacji zamówień.

​Wydajność procesu: czas cyklu zamówień.

​Zgodność: wskaźnik zgodności umowy i procent wydatków Maverick.

​Innowacja: liczba pomysłów lub projektów o wartości dodanej zainicjowanych przez dostawców.

 

Często zadawane pytania (FAQ)​

​

​P1: Jaka jest prawdziwa różnica między „zakupem” a „zamówieniem”? Słyszę, jak używali zamiennie.​​

​Odp.: Pomyśl o tym: zakup jest konkretny akt zakupu —sama transakcja. Zamówienie to całe proces , od identyfikacji potrzeby zapłaty faktury. Obejmuje pozyskiwanie, negocjacje i zarządzanie umowami. Zakup to strategia; Zakup to ostatni krok taktyczny.

 

​P2: Jesteśmy MŚP o ograniczonym budżecie. Czy możemy nawet wdrożyć to podejście „cztery filary”?​​

​Odp.: Oczywiście. Nie potrzebujesz ogromnego budżetu, tylko zmiany w myśleniu. Zacznij od małego. Skoncentruj się na jednym filarze, takim jak analiza wydatków. Nawet kategoryzacja wydatków w zeszłym roku w arkuszu kalkulacyjnym może ujawnić ogromne możliwości. Frameworki są skalowalne; Kluczem jest bycie celowym, a nie reaktywnym.

 

​P3: Którą filar powinniśmy się rozwiązać, jeśli zaczynamy od zera?​​

​Odp.: Prawie zawsze zaczyna się od analizy wydatków. W ciemności nie możesz zbudować inteligentnej strategii. Dokładnie wiedząc, dokąd idą twoje pieniądze, to latarka, która pokazuje, z którymi dostawcami renegocjować, z którymi kategoriami skonsolidować i gdzie może się ukrywać twoje największe ryzyko.

 

​P4: Jak zachęcić inne działy (takie jak finanse lub operacje) do zakupu tego ustrukturyzowanego podejścia?​​

​Odp.: Mów ich język. Nie mów o „Pillarach zamówień”. Porozmawiaj z finansami o oszczędnościach i zgodności. Porozmawiaj z operacją o niezawodności i jakości dostaw. Pokaż im, jak ten proces rozwiązuje ich Problemy i staną się Twoimi największymi sojusznikami.

 

​P5: Czy to podejście jest tylko dla firm produkcyjnych kupujących surowce?​​

​Odp.: Wcale nie! Zasady są uniwersalne. Firma technologiczna może korzystać z niego do licencji oprogramowania i usług w chmurze. Szpital może używać go do zapasów medycznych i sprzętu. Agencja marketingowa może go wykorzystać do talentów niezależnych i przestrzeni reklamowej. Każda organizacja, która wydaje pieniądze, może skorzystać.

 

​P6: Jaki jest wspólny „błąd debiutanta” podczas próby poprawy zamówień?​​

​Odp.: Koncentrując się wyłącznie na cenie jednostkowej. To jest klasyczny błąd. Najtańszy produkt często zawiera ukryte koszty: złej jakości, niewiarygodna dostawa, straszna obsługa lub wysokie ryzyko. Zawsze oceniaj całkowity koszt własności (TCO), który obejmuje te ukryte czynniki.

 

​P7: Jak często powinniśmy ponownie ocenić naszych dostawców i umowy?​​

​Odp.: To nie jest umowa „ustaw i zapomnij o tym”. Dla krytycznych dostawców formalne recenzje powinny odbywać się co najmniej co roku. Ale powinieneś ciągle monitorować wydajność (jak czasy dostarczania). Rynek się zmienia, podobnie jak twoje relacje. Nie czekaj, aż umowa wygasi, aby sprawdzić, czy nadal dostajesz dobrą ofertę.

 

​P8: Mamy świetne relacje z naszymi wieloletnimi dostawcami. Dlaczego powinniśmy kołysać łodzią formalnym procesem?​​

​Odp.: Formalny proces to nie zastępuje zaufania; Chodzi o budowanie na nim. Dobre umowy i regularne recenzje wydajności chronią was oboje. Zapewnia to jasne oczekiwania i zmniejsza ryzyko nieporozumienia, które mogłyby uszkodzić ten wielki związek, w którym ciężko pracowałeś.

 

​P9: Jaką rolę odgrywa zrównoważony rozwój we współczesnych zamówieniach?​​

​Odp.: Ogromny i rosnący. Jest to teraz podstawowy element zarządzania ryzykiem i reputacji marki. Firmy są coraz bardziej oceniane na podstawie ich praktyk środowiskowych, społecznych i zarządzających (ESG). Oznacza to ocenę dostawców w zakresie ich praktyk pracy etycznej, wpływu na środowisko i śladu węglowego, a nie tylko kosztów i jakości.

 

​P10: Czy AI i automatyzacja może naprawdę pomóc, czy jest to tylko modne hasło?​​

​Odp.: Jest to prawdziwe i zmieniające grę, szczególnie w przypadku pierwszego filaru (analiza wydatków). AI może automatycznie oczyszczać i kategoryzować tysiące faktur w ciągu kilku minut, odkrywając wzorce, których człowiek przegapiłby. Może również monitorować globalne ryzyko, a nawet przewidywać żywotność dostawców. Uwalnia twojego zespołu, aby skupić się na pracy strategicznej, takiej jak negocjacje i budowanie relacji.