4 rodzaje zakupów: strategiczny i taktyczny przewodnik dla nowoczesnych zamówień​

Zapytaj „Jakie są cztery rodzaje zakupów?” I często otrzymasz jedną z dwóch odpowiedzi: listę kategorii zamówień lub listę typów zamówień zakupu. Prawda jest taka, aby opanować zamówienia, musisz zrozumieć oba.

Zakup nie jest jednym aktem; To funkcja podwójnie warstwy. Warstwa strategiczna ( Co kupujesz i Dlaczego ) Określa twoje podejście do dostawców i ryzyko. Warstwa taktyczna ( Jak Wykonujesz zakup) określa swoją wydajność i kontrolę operacyjną.

Ten przewodnik przeanalizuje obie warstwy, wyjaśniając cztery strategiczne rodzaje zamówień i cztery rodzaje zamówień zakupowych używanych do ich działania. Do końca dowiesz się nie tylko, kim one są, ale jak strategiczne sparowanie ich w celu oszczędzania pieniędzy, zmniejszenia ryzyka i usprawnienia działalności.

​Kluczowe wyniki:​​

Strategia zamówień jest podzielona na cztery podstawowe typy: bezpośredni, pośredni, usługi i kapitał.

Wykonanie zamówień jest zarządzane za pośrednictwem czterech podstawowych zamówień zakupu: standard, planowany, koc i umowa.

Dostosowanie prawidłowego typu PO do strategii zamówień jest kluczem do doskonałości operacyjnej.

Pośrednie zamówienia i usługi Usunty są głównymi celami oszczędności i automatyzacji procesu.

Zakład kapitału wymaga unikalnego, rygorystycznego procesu poza standardowym POS.

 

Część 1: Fundacja: Strategia zamówień vs. wykonanie taktyczne

​

Zanim wymienimy typy, musimy wyjaśnić krytyczne rozróżnienie.

​Zakup to kompleksowy, kompleksowy strategiczny proces pozyskiwanie towarów i usług potrzebna do działania i rozwoju organizacji. Obejmuje to identyfikację potrzeb, pozyskiwanie dostawców, negocjowanie umów, zarządzanie relacjami i zapewnienie wartości. To funkcja zarządzania.

Zamówienie zakupu (PO) jest konkretnym narzędziem taktycznym​ w proces zamówień. Jest to formalny, prawnie wiążący dokument wydany dostawcy do wykonania zakupu zgodnie z ustalonymi warunkami. To dokument transakcyjny.

Pomyśl o tym w ten sposób: Zakup to cały plan kampanii (strategia), podczas gdy zamówienie zakupu jest konkretnym zamówieniem dla żołnierzy w celu zdobycia wzgórza (taktyka). Potrzebujesz obu, aby wygrać.

 

Część 2: 4 strategiczne rodzaje zamówień („co i dlaczego”)​

​

Ta klasyfikacja opiera się na tym, co kupujesz i jej wpływ na Twój biznes.

 

​1. Bezpośrednie zamówienia: siła napędowa produkcji​

​Co to jest: nabycie Surowce, komponenty oraz towary, które są bezpośrednio włączone do produktów, które produkujesz i sprzedajesz.

​Dogłębne szczegóły:​​

​Wpływ: bezpośrednio koreluje z kosztami sprzedawanych towarów (COG) i marginesem zysku brutto. 10% oszczędność tutaj idzie prosto do twojego dolnego linie.

​Koncentracja na zarządzaniu: mocno zależna od zarządzania łańcuchem dostaw (SCM). Kluczowe priorytety są niezawodność dostawcy, zapewnienie jakości, wyceny wolumenu i minimalizacja ryzyka zakłócenia łańcucha dostaw. Często używane są tutaj modele zapasów Just-in-Time (JIT).

​Przykład rzeczywisty: producent motoryzacyjny kupujący stal, silniki i elektroniczne jednostki sterujące (ECU). Piekarnia kupująca mąkę, cukier i drożdże.

​Dlaczego jest to wyjątkowe: wydatki są krytyczne. Niepowodzenie w bezpośrednich zamówieniach może całkowicie zatrzymać linie produkcyjne.

 

​2. Zakup pośredni: silnik operacji​

​Co to jest: nabywanie towarów i usług, które wspierają codzienne operacje, ale nie są częścią gotowego produktu. Znany również jako MRO (konserwacja, naprawa i operacje).

​Dogłębne szczegóły:​​

​Wpływ: Chociaż nie jest to bezpośrednio związane z przychodami, nieefektywność niszczy tutaj rentowność poprzez szalejące wydatki Mavericka i odpady administracyjne.

​Skupienie zarządzania: Ta kategoria jest często rozdrobniona w różnych działach (IT, obiekty, HR). Celem jest konsolidacja wydatków, egzekwowanie zasad i wykorzystanie rabatów wolumenowych na wspólne przedmioty, takie jak dostawy biurowe lub licencje na oprogramowanie.

​Przykład rzeczywisty: laptopy dla nowych pracowników, usługi wojenkowe dla biur, smary przemysłowe do konserwacji maszyn, subskrypcje SaaS, takie jak Salesforce lub Microsoft Office.

​Dlaczego jest to wyjątkowe: często jest niewidoczne. 100overPaymentIdirectMaterialsiscaughtImmed ANDEM.A100 nadpłaty na miesięcznej subskrypcji SaaS może pozostać niezauważona przez lata.

 

​3. Usługi Zakup: pozyskiwanie wiedzy specjalistycznej, a nie produktów​

​Co to jest: strategiczne pozyskiwanie i zarządzanie wiedzą stron trzecich, siły roboczej i specjalistycznych usług.

​Dogłębne szczegóły:​​

​Wpływ: chodzi o wyniki i kapitał intelektualny, a nie aktywa fizyczne. Zarządzanie tą studnią oznacza uzyskanie odpowiedniej wiedzy w odpowiednim czasie bez kosztów ogólnego pełnoetatowego pracownika.

​Focus Zarządzania: Koron węgielny to umowa na poziomie usług (SLA). Wydajność mierzona jest w stosunku do KPI zdefiniowanych w SLA, a nie tylko dostarczaniu jednostki fizycznej. Wymaga solidnego zarządzania wydajnością dostawcy.

​Przykład rzeczywisty: wynajęcie firmy konsultingowej ds. Zarządzania (np. McKinsey), angażowanie agencji marketingu cyfrowego, kontraktowanie się z twórcami oprogramowania lub outsourcing prawny.

​Dlaczego jest unikalny: wartość jest niematerialna, a jakość jest subiektywna. Słabo pisemny SOW (Oświadczenie o pracy) lub SLA prowadzi do sporów, nadmiernych wyników i niezadowalających.

 

​4. Zakup kapitałowy: inwestycja długoterminowa​

​Co to jest: nabycie aktywów o wysokiej wartości długoterminowej, które są wykorzystane z bilansu i amortyzowane przez ich okres użytkowania.

 

​Dogłębne szczegóły:​​

​Wpływ: Jest to wydatki inwestycyjne (CAPEX), które od lat wpływa na sprawozdania finansowe firmy. Decyzje wymagają rygorystycznej analizy finansowej i zatwierdzenia wysokiego szczebla.

​Koncentracja na zarządzaniu: Ocena opiera się na całkowitych kosztach własności (TCO) - a nie tylko cena zakupu, ale instalacja, konserwacja, zużycie energii i koszty usuwania. Obliczenia ROI są obowiązkowe.

​Przykład rzeczywisty: zakup maszyny CNC dla fabryki, zakup floty pojazdów firmowych, konstruowanie nowego magazynu lub inwestowanie w masywny serwer przedsiębiorstwa.

​Dlaczego jest to wyjątkowe: proces ten nie dotyczy POS, a więcej o formalny proces zatwierdzania kapitału, często obejmujący zapytania ofertowe, zatwierdzenia zarządu oraz złożone umowy finansowe lub leasingowe.

 

​ Strategiczne typy zamówień na pierwszy rzut oka​

 

Typ	Centrum	Uderzenie	Kluczowy metryka
​Bezpośredni​	Surowce do produkcji	Koszt sprzedanych towarów (COGS)	Niezawodność dostawcy, jakość
​Pośredni​	Towary do prowadzenia operacji (MRO)	Wydajność operacyjna	Wydawać pod kierownictwem
​Usługi​	Wiedza specjalistyczna i siła robocza	Wyniki projektu	Wydajność SLA, ROI
​Kapitał​	Aktywa długoterminowe	Bilans, Capex	Całkowity koszt własności (TCO)

 

 

Część 3: 4 typy taktycznych zamówień („jak”)​

​

Są to narzędzia w zestawie narzędzi do zamówień. Wybierasz jeden na podstawie tego, ile wiesz o zakupie zanim popełniasz.

 

​1. Standardowy zamówienie (PO)​​

​Co to jest: najczęstszy, specyficzny i ostateczny rodzaj porządku. Używane, gdy wszystkie szczegóły są znane i ustalone z góry.

​Kiedy go używać: dla jednorazowych, natychmiastowych zakupów, w których przedmiot, ilość, cena i harmonogram/ lokalizacja dostawy są w 100% pewne.

​Przewaga profesjonalisty: zapewnia maksymalną kontrolę i minimalizuje ryzyko dla kupującego, ponieważ wszystko jest określone. Jest jednak administracyjnie ciężki. Używanie go do powtarzalnych elementów o niskiej wartości jest nieefektywne.

​Przykład: Zamawianie 500 specyficznych tablic obwodów markowych za 10 USD/jednostkę w celu potwierdzonego przebiegu produkcyjnego 15 czerwca.

 

​2. Planowane zamówienie zakupu (PPO)​​

​Co to jest: zobowiązanie do zakupu określonej ilości przedmiotów po ustalonej cenie, ale z ​ Szczegóły dostawy pozostały niezdefiniowane ​ na później.

​Kiedy go używać: kiedy wiesz Co Potrzebujesz i ile to będzie kosztować, ale nie znasz dokładnie tego Kiedy Lub Gdzie do dostawy.

​The Professional's Edge: PPO to potężne narzędzie do obciążenia budżetowego. Mówi, że zamierzasz wydać x $, aby mogli zarezerwować fundusze. Później wydawasz wydanie harmonogramu przeciwko PPO, aby uruchomić określoną dostawę. Jest to powszechne w produkcji przedmiotów długoterminowych.

​Przykład: Zobowiązanie się do zakupu 10 000 ton stali za 800 USD/tonę za rok. Następnie wydawasz wydania na dostawę 2500 ton do zakładu Ohio co kwartał.

 

​3. Zamówienie zakupu koca (BPO) / Zamówienie stojące​

​Co to jest: umowa z dostawcą w celu zapewnienia nieokreślonej ilości towarów lub usług w danym okresie, do maksymalnego limitu wydatków. Często nawet precyzyjne ceny są negocjowane w momencie zwolnienia.

​Kiedy go używać: do powtarzalnych zakupów o niskiej wartości, w których popyt jest ciągły, ale nieprzewidywalny. Idealny do zamówień pośrednich (np. Materiały biurowe, części MRO).

​The Professional's Edge: BPO jest ostatecznym narzędziem wydajności. Wstępnie zatwierdza dostawcę i warunki, umożliwiając działom „wyciąganie” towarów w razie potrzeby bez przechodzenia pełnego cyklu zatwierdzania PO za każdym razem. Każdy zakup odbywa się za pomocą wersji kocowej.

​Przykład: Konfigurowanie BPO z Grainger na dostawy MRO z 50 000LIMIT.AMANTENANCETECHNICICICICANTHENCALLANDERA50 SILL W NUMER BPO bez dokumentów.

 

​4. Zamówienie zakupu umowy (CPO)​​

​Co to jest: to nie jest zamówienie na towary. Jest to główna umowa prawna, która ustanawia warunki dla wszystkich przyszłych transakcji z dostawcą.

​Kiedy go używać: podczas ustanawiania długoterminowego partnerstwa strategicznego z kluczowym dostawcą. Sam CPO nic nie kupuje.

​Przewagę profesjonalisty: wszystkie kolejne standardowe lub planowane POS, które odnoszą się do numeru CPO, są automatycznie zarządzane przez negocjowane warunki prawne i cenowe. Uprawnia proces umowy o powtarzającym się biznesie i zapewnia kluczową ochronę prawną.

​Przykład: Negocjowanie 3-letniego CPO z firmą logistyczną, która obejmuje klauzule odpowiedzialności, wymogi ubezpieczeniowe i harmonogramy stawek obniżonych. Za każdym razem, gdy musisz coś wysłać, wydawasz standardowy PO, który mówi „w ramach CPO #XYZ” i obowiązują wszystkie warunki główne.

 

​Taktyczne typy zamówień zakupowych na pierwszy rzut oka​

 

Typ PO	Zdefiniowane szczegóły	Elastyczne szczegóły	Podstawowy przypadek użycia
​Standardowy PO​	Przedmiot, Ilość, cena, dostawa	Nic	Jednorazowe, określone zakupy
​Planowane PO (PPO)​​	Przedmiot, Ilość, cena	Harmonogram dostawy	Budżetowanie na znane potrzeby
​Koc po (BPO)​​	Dostawca, przedmioty, warunki	Ilość, cena, dostawa	Powtarzające się, potrzeby ad hoc
​Umowa PO (CPO)​​	Warunki prawne i warunki	Wszystko inne	Ustanowienie umów głównych

 

Część 4: Para strategiczna: dopasowanie typów zamówień z typami PO

​

Tutaj teoria spotyka się z praktyką. Oto jak profesjonalny zespół zamówień łączy strategię z wykonaniem.

 

​Potrzeba strategiczna (rodzaj zamówień)​​	​Zalecane narzędzie taktyczne (typ PO)​​	​Dlaczego ta parowanie działa​
​Bezpośrednie zamówienia ​ (np. Surowce)	​Planowane zamówienie na zakup (PPO)​​	Znasz materiały i koszty prognoz produkcyjnych, ale potrzebujesz elastycznej dostawy dostosowanej do harmonogramu produkcji. Wydania są wydawane na czas.
​Pośrednie zamówienia ​ (np. Materiały biurowe)	​Zamówienie zakupu kocowego (BPO)​​	Zapotrzebowanie jest nieprzewidywalne, ale ciągłe. BPO upoważnia pracowników do natychmiastowego uzyskania tego, czego potrzebują bez biurokratycznego opóźnienia, jednocześnie kontrolując całkowite wydatki.
​Usługi zamówienia ​ (np. Consulting)	​Umowa PO + standardowa POS​	CPO ustawia główne warunki prawne. Kolejne standardowe PO jest używane dla każdego projektu lub fazy, szczegółowo opisującego konkretne karty, rezultaty i kamienie milowe płatności.
​Zamówienia kapitałowe ​ (np. Maszyna)	​Często omija standardowy POS​	Zazwyczaj obejmuje to formalny proces RFP, wynegocjowaną umowę zakupu aktywów oraz korzystanie z formularza projektu lub kapitału, a nie standardowego PO.

 

Część 5: Najlepsze praktyki i wspólne pułapki, których należy unikać

​

​Najlepsze praktyki dla nowoczesnych zamówień:​​

​Centralizuj wydatki pośrednie: Największe oszczędności często pochodzą z konsolidacji rozdrobnionych wydatków pośrednich pod zarządzanymi BPO i preferowanymi dostawcami.

​Wdrożenie systemu zamówień (P2P): Zautomatyzuj przepływ z zapotrzebowania do płatności. Egzekwuje to politykę, eliminuje ręczne tworzenie PO i zapewnia bezcenne analizy wydatków.

​Opanuj SLA: W przypadku zamówień na usługi SLA jest twoją Biblią. Zdefiniuj KPI, częstotliwość zgłaszania i kary za niewydolność z brutalną jasnością.

​Oblicz TCO, nie tylko cenę jednostkową: szczególnie w przypadku zamówień kapitałowych i bezpośrednich. Najtańsza opcja często ma najwyższy koszt długoterminowy.

 

​Pułapki, które niszczą wartość:​​

​Wydatki Maverick: Umożliwienie pracownikom kupowania zewnętrznych zatwierdzonych systemów i dostawców. To niszczy wynegocjowane rabaty i tworzy koszmary zgodności.

​Korzystanie ze standardowego PO dla wszystkiego: jest to znak charakterystyczny niedojrzałej funkcji zamówień. Tworzy ogromne odpady administracyjne dla przedmiotów o niskiej wartości.

​Zaniedbanie Zarządzanie relacjami dostawcy (SRM): Twoi kluczowi dostawcy są partnerami strategicznymi. Zarządzaj nimi odpowiednio z recenzjami wydajności i wspólnego planowania biznesowego.

​Słabe zarządzanie kontraktami: podpisanie CPO, a następnie złożenie go. Regularnie sprawdzaj umowy, aby zapewnić zgodność i zidentyfikować możliwości renegocjacji.

 

Wniosek: opanowanie podwójnych warstw

​

Zrozumienie, że „zakup” ma dwie warstwy - strategiczne rodzaje zamówień i taktyczne zamówienia zakupowe - jest tym, co oddziela Profesjonalny nabywca Z zamówienia.

Celem jest wyjście poza zwykłą znajomość czterech rodzajów każdego z nich. Chodzi o celowe dopasowanie strategicznych zamiarów do najbardziej wydajnego narzędzia taktycznego. Użyj PPO, aby zarządzać zapasami produkcyjnymi, BPO, aby wzmocnić swoje pracowników i kontrolować wydatki pośrednie oraz CPO do budowania silnych, chronionych partnerstw dostawców.

W ten sposób przekształcasz zamówienia z centrum kosztów w potężny silnik wydajności, ograniczania ryzyka i wartości strategicznej.

 

Często zadawane pytania (FAQ)​

​

​P1: Który typ zamówień jest najbardziej podatny na oszustwo i dlaczego?​​

​Odp.: Zakup pośredni jest często najbardziej wrażliwy. Jego zdecentralizowany charakter, duża objętość transakcji o niskiej wartości i wydatki Maverick utrudniają monitorowanie. Oszustwo mogą przejawiać się poprzez fałszywe faktury dostawców dla materiałów biurowych lub usług, które nigdy nie są świadczone, często pozostając niezauważone w związku z uzasadnionymi wydatkami.

 

​P2: Czy pojedynczy zakup może obejmować wiele rodzajów zamówień?​​

​Odp.: Oczywiście. Rozważ budowę nowej fabryki. Sama konstrukcja to zamówienia kapitałowe. Surowce do produktów wykonanych w środku to bezpośrednie zamówienia. Laptopy dla nowych biur to pośrednio zamówienia, a zatrudnieni architekci to zamówienia na usługi. Główny projekt często wymaga jednoczesnego zarządzania wszystkimi typami.

 

​P3: Jak globalne łańcuchy dostaw wpływają na wybór typu PO?​​

​Odp.: Wpływają na to mocno. W przypadku długoterminowych, pozyskiwanych na arenie międzynarodowych materiałów bezpośrednich, planowany PO (PPO) jest niezbędny do zabezpieczenia pojemności i wyceny, z uwolnieniami zarządzającymi złożoną logistyką. Ryzyko opóźnień i problemów celnych często sprawia, że ​​standardowy standardowy PO z jednym datą dostawy jest zbyt ryzykowny.

 

​P4: Czy koc jest taki sam, jak posiadanie korporacyjnej karty kredytowej z dostawcą?​​

​Odp.: Nie do końca. Służy one podobny cel do zdecentralizowanych wydatków, ale koc PO oferuje doskonałą kontrolę. Zaznacza wstępnie negocjowane warunki i ceny oraz ustawia twardy ograniczenie finansowe. Karta kredytowa ma limit, ale brakuje mu wyceny umownej i terminów, co utrudnia analizę wydatków i kontrolę.

 

​P5: Kto zazwyczaj ma uprawnienia do zatwierdzenia umowy PO vsus standardowy PO?​​

​Odp.: Urząd zatwierdzenia jest warstwowy. Umowa PO, która określa długoterminowe zobowiązania prawne i finansowe, prawie zawsze wymaga przeglądu prawnego i zatwierdzenia przez wyższego kierownictwa, takiego jak dyrektor ds. Zamówień lub CFO. Standardowy PO przeciwko istniejącej umowie może wymagać jedynie zatwierdzenia kierownika działu, ponieważ główne warunki są już rozstrzygane.

 

​P6: Co się stanie, jeśli dostawca nie spełnia warunków umowy na poziomie usług (SLA) w umowie o zamówienie usług?​​

​Odp.: SLA powinna wyraźnie nakreślić środki zaradcze. Zazwyczaj obejmuje to karę finansową, często nazywane „kredytami usługowymi”, które są odejmowane od faktury. W przypadku przewlekłej słabej wyceny umowa powinna obejmować klauzule, które pozwalają na zakończenie przyczyny, chroniąc kupującego przed zamknięciem w dysfunkcyjnym związku.

 

​P7: W przypadku startupu, który typ zamówień powinien zostać sformalizowany?​​

​Odp.: Najpierw skoncentruj się na zamówieniach pośrednich. Startupy na wczesnym etapie doświadczają chaotycznych wydatków na narzędzia SaaS, agencje marketingowe i sprzęt. Wdrożenie prostej polityki i zarządzanego BPO dla kluczowych obszarów, takich jak oprogramowanie, zapobiega marnotrawstwu wydatków i ustanawia kulturę kontroli finansowej, zanim skalowanie stanie się niemożliwe.

 

​P8: W jaki sposób zrównoważony rozwój/ESG wpływa na wybór typów zamówień?​​

​Odp.: To warstwa strategiczna. W przypadku bezpośrednich zamówień oznacza sprawdzanie dostawców do etycznego pozyskiwania i praktyk środowiskowych. W przypadku zamówień kapitałowych wymaga oceny efektywności energetycznej i życia aktywów. Silna polityka ESG może oznaczać wybór nieco droższego dostawcy, który jest zgodny z wartościami korporacyjnymi, wpływając na wszystkie decyzje zakupowe.

 

​P9: Jaka jest rola zakupu bez PoP i kiedy jest to dopuszczalne?​​

​Odp.: Zakup bez PO, podobnie jak drobna transakcja gotówkowa lub wydatki na kartę korporacyjną bez wstępnie wydanego PO, jest złem koniecznym. Jest to dopuszczalne tylko dla trywialnych, pilnych wydatków poniżej ścisłego progu pieniężnego (np. Poniżej 100 USD). Wymaga to jednak solidnego raportowania i pojednania kosztów po fakcie, aby utrzymać szlaki audytu i zapobiegać nadużyciu.

 

​P10: Jak mierzysz sukces swojej strategii zamówień wykraczających poza oszczędność kosztów?​​

​Odp.: Kluczowe wskaźniki obejmują wydajność dostawcy (dostawa na czas, wskaźniki wad jakości), wydajność procesu (czas cyklu od zamówienia do zamówienia, procent zarządzania wydatkami) oraz ograniczenie ryzyka (liczba dostawców wyłącznie źródła, wyniki audytu zgodności). Prawdziwy sukces to równowaga kosztów, wydajności i odporności.