Jakie są cztery rodzaje zamówień publicznych? Wytyczne i przypadki branżowe

Kiedy Twoja firma musi kupić surowce, subskrypcje oprogramowania, usługi sprzątania i nowy biurowiec, czy używasz tego samego podejście do zakupów dla nich wszystkich? Jeśli odpowiedziałeś „nie”, już wiesz, że różne zakupy wymagają różnych strategii – niezależnie od tego, czy zdajesz sobie z tego sprawę, czy nie.

Zrozumienie czterech rodzajów zamówień publicznych to nie tylko teoria akademicka. To podstawa optymalizacji wydatków, zarządzania ryzykiem i generowania prawdziwej wartości strategicznej. Przyjrzyjmy się, co naprawdę oznacza każdy typ i jak zastosować je w Twojej organizacji.

 

 

Wyjaśnianie zamieszania: zdefiniowano 4 typy zamówień

 

Większość dyskusji na temat zamówień publicznych błędnie to rozumie, stosując nadmierne uproszczenia. Oto, co naprawdę musisz wiedzieć:

Zamówienia bezpośrednie : Rzeczy do robienia pieniędzy
To właśnie trafia do końcowego produktu lub usługi. Jeśli jesteś producentem, to są Twoje surowce. Jeśli prowadzisz restaurację, najważniejsze są składniki Twojej żywności. Jeśli jesteś producentem oprogramowania, to infrastruktura chmurowa bezpośrednio obsługuje Twój produkt.

Sprawa wygląda następująco: bezpośrednie zamówienia bezpośrednio wpływają na Twoje przychody. Kiedy te dostawy się zatrzymają, Twoja produkcja zostanie zatrzymana. Dlatego żąda strategiczne relacje z dostawcami , a nie tylko zakupy transakcyjne.

Zamówienia pośrednie : Wydatki w ramach inicjatywy „Zachowaj włączone światło”.
To wszystko, co utrzymuje Twoją firmę w działaniu, ale nie kończy się na produkcie końcowym. Pomyśl o materiałach biurowych, narzędziach, sprzęcie do konserwacji i subskrypcjach oprogramowania, takich jak Slack lub Microsoft Office.

Wyzwanie? Wydatki te są często rozdrobnione pomiędzy działami i brakuje im widoczności. Ale oto szansa: strategiczne zarządzanie zamówieniami pośrednimi może zapewnić szybkie zwycięstwa i znaczne oszczędności.

Zamawianie usług: wiedza, której nie masz we własnym zakresie
Obejmuje to wszystko, od agencji konsultingowych i marketingowych po pracowników tymczasowych i wyspecjalizowanych wykonawców. Duża różnica? Kupujesz wiedzę i wyniki, a nie produkty fizyczne.

Klucz z zamówienia usług polega na tym, że zarządzasz produktami i relacjami, a nie zapasami. Wymaga to różnych umów, różnych metod oceny i różnych podejść do zarządzania relacjami.

Zakupy związane z wydatkami kapitałowymi (CapEx): duże inwestycje
Jest to długoterminowy zakup aktywów — budowa nowego obiektu, zakup głównego sprzętu lub systemów oprogramowania dla przedsiębiorstw. Decyzje te mają wieloletnie konsekwencje finansowe i zwykle wymagają zgody kierownictwa.

Co wyróżnia CapEx? Proces oceny jest dłuższy, stawka wyższa, a Ty podejmujesz decyzje, które będą miały wpływ na Twój biznes przez wiele lat.

 

Przez pryzmat branży: zastosowania w świecie rzeczywistym

 

Teoria jest niezła, ale jak to faktycznie działa w różnych branżach? Pozwól, że ci pokażę.

 

W Produkcji:

• Bezpośrednio: stal, żywice plastikowe, elementy elektroniczne

• Pośrednio: sprzęt bezpieczeństwa, smary maszynowe, materiały do ​​konserwacji fabryki

• Usługi: Naprawa sprzętu, logistyka i transport, praca tymczasowa

• CapEx: Roboty przemysłowe, maszyny linii produkcyjnych, rozbudowa magazynu

W technologii:

• Bezpośrednio: zasoby przetwarzania w chmurze, sprzęt do centrów danych dla produktów przeznaczonych dla klientów

• Pośrednio: meble biurowe, oprogramowanie zwiększające produktywność, lunche zespołowe

• Usługi: wykonawcy zajmujący się tworzeniem oprogramowania, audyty cyberbezpieczeństwa, agencje marketingu cyfrowego

• CapEx: Siedziba firmy, budowa centrum danych, licencje na główne platformy oprogramowania

W służbie zdrowia:

• Bezpośrednio: farmaceutyki, narzędzia chirurgiczne, implanty medyczne

• Pośrednio: Zaopatrzenie administracyjne, usługi sprzątania, pościel dla pacjentów

• Usługi: Konserwacja sprzętu medycznego, tymczasowa kadra pielęgniarska, wsparcie IT

• CapEx: maszyny do rezonansu magnetycznego, budowa skrzydeł szpitalnych, systemy elektronicznej dokumentacji medycznej

Wzorzec jest tutaj kluczowy: Twoja branża określa, który rodzaj zamówień zasługuje na najwięcej uwagi i zasobów.

 

Skrót dla małych firm: podejście uproszczone

 

 

Jeśli pracujesz w mniejszej organizacji, model czterech typów może wydawać się przytłaczający. Oto jak to dostosować:

Zasada 80/20 dotycząca zamówień:
Skoncentruj 80% swoich wysiłków na 20% wydatków, które w przypadku złego zarządzania mogą naprawdę zaszkodzić Twojej firmie.

Trzy uproszczone kategorie:

1. Materiały do ​​zarabiania pieniędzy (Twoja wersja zamówień bezpośrednich)

   • Wszystko, co bezpośrednio wpływa na Twoją zdolność do dostarczania produktów klientom

   • Zarządzaj strategicznymi relacjami z dostawcami i planami awaryjnymi

2. Niezbędne informacje biznesowe (Połączenie pośrednie i usługi)

   • Wszystko, co potrzebne do prowadzenia działalności

   • Skoncentruj się na konsolidacji i efektywności

3. Inwestycje zmieniające zasady gry (Twój nakład inwestycyjny)

   • Duże zakupy, które rozwiną lub przekształcą Twój biznes

   • Wymagaj dokładnej analizy ROI i wkładu kierownictwa

Widziałem, jak małe firmy oszczędzają 15–20% swoich ogólnych wydatków po prostu wdrażając ten prosty system kategoryzacji.

 

Zakupy mające na celu: integrowanie zrównoważonego rozwoju

 

Obecnie każda decyzja dotycząca zamówienia niesie ze sobą konsekwencje środowiskowe i społeczne. Oto, jak uwzględnić zrównoważony rozwój w każdym typie zamówień:

Do zamówień bezpośrednich:
Zapytaj swoich dostawców: „Jaki jest Twój ślad węglowy związany z produkcją tych materiałów?” oraz „Czy możesz zapewnić przejrzystość praktyk dotyczących pracy w łańcuchu dostaw?"

W przypadku zamówień pośrednich:
Wybieraj dostawców oferujących zrównoważone alternatywy, takie jak materiały biurowe pochodzące z recyklingu lub energooszczędny sprzęt. Małe zmiany tutaj szybko się sumują.

W przypadku zamówień na usługi:
Oceń potencjalnych partnerów pod kątem ich polityki różnorodności, uczciwych praktyk płacowych i zobowiązań środowiskowych. Ich wartości stają się przedłużeniem Twojej marki.

Dla Wydatki kapitałowe:
Spraw, aby efektywność energetyczna i wpływ na środowisko były kluczowymi kryteriami Twojej oceny. Nowy sprzęt produkcyjny należy ocenić zarówno pod kątem kosztów, jak i emisji dwutlenku węgla.

Najlepsza część? Zrównoważone zamówienia często idzie w parze z oszczędnością. Energooszczędny sprzęt jest tańszy w eksploatacji. Etyczni dostawcy zazwyczaj charakteryzują się lepszą retencją i jakością.

 

Twój 4-etapowy plan działania: od teorii do wyników

Znajomość kategorii to jedno, a ich wdrożenie to drugie. Oto Twój plan działania:

Krok 1: Przeprowadź a Analiza wydatków
Pobierz dane ze swojego systemu księgowego za ostatnie 12 miesięcy. Kategoryzuj każdy znaczący zakup. Prawdopodobnie odkryjesz wzorce wydatków, których wcześniej nie zauważyłeś.

Krok 2: Mapuj cztery typy
Przypisz każdą kategorię wydatków do jednego z czterech typów zamówień. Już samo to ujawni, na czym należy skupić uwagę.

Krok 3: Opracuj strategie kategorii

• Bezpośrednie: skoncentruj się na relacjach z dostawcami i zarządzaniu ryzykiem

• Pośredni: Zwiększ efektywność i konsolidację

• Usługi: kładź nacisk na jasne rezultaty i wskaźniki wydajności

• CapEx: Wprowadź rygorystyczną ocenę i analizę ROI

Krok 4: Wdrażaj i udoskonalaj
Zacznij od kategorii, w których wydajesz najwięcej. Przeszkol swój zespół, ustal nowe procesy i skonfiguruj regularne cykle przeglądów.

 

Mierzenie tego, co ma znaczenie: wskaźniki KPI dla każdej kategorii

 

Nie możesz ulepszyć tego, czego nie mierzysz. Oto kluczowe wskaźniki dla każdego rodzaju zamówień:

KPI zakupów bezpośrednich:

• Wskaźniki defektów dostawców

• Terminowość dostaw

• Całkowity koszt posiadania (nie tylko cena zakupu)

Wskaźniki KPI dotyczące zamówień pośrednich:

• Efektywność procesu (czas cyklu zamówienia)

• Zgodność z preferowanymi dostawcami

• Oszczędności w porównaniu z poprzednimi okresami

KPI dotyczące zakupów usług:

• Zgodność z umową dotyczącą poziomu usług (SLA).

• Zadowolenie interesariuszy wewnętrznych

• Przestrzeganie budżetu

KPI wydatków kapitałowych:

• Realizacja projektu w terminie i budżecie

• Zwrot z inwestycji a prognozy

• Wskaźniki wykorzystania aktywów

 

Twój bezpłatny zestaw narzędzi do transformacji zakupów

 

Implementacja tego może wydawać się skomplikowana, dlatego stworzyliśmy narzędzia, które sprawią, że będzie to praktyczne.

[Pobierz bezpłatny zestaw narzędzi do klasyfikacji zamówień]

Dostaniesz:

• Szablon analizy wydatków (Excel) - Aby kategoryzować swoje bieżące wydatki

• Karta wyników oceny dostawcy - Do obiektywnego porównywania dostawców

• Ocena kontroli stanu zaopatrzenia - Aby zidentyfikować swoje największe możliwości

• Lista kontrolna wdrożenia - Dzięki temu nie przegapisz żadnego istotnego etapu

Są to dokładnie te same narzędzia, których używamy w przypadku naszych klientów, aby pomóc im w tworzeniu światowej klasy operacji zaopatrzeniowych.

 

Twoje kolejne kroki

Zacznij od jednego obszaru. Wybierz kategorię, w której wydajesz najwięcej i zastosuj odpowiednią strategię. Spostrzeżenia, które zdobędziesz, prawdopodobnie opłacią się za wysiłek włożony w ciągu pierwszych kilku miesięcy.

Pamiętaj, że celem nie jest doskonałość – lecz postęp. Każdy krok w kierunku bardziej strategicznego zarządzania zakupami przyniesie złożone zyski.

Chcesz zmienić swoje podejście do zakupów? Pobierz powyższy bezpłatny zestaw narzędzi. Jeśli potrzebujesz spersonalizowanych wskazówek, [zaplanuj bezpłatną konsultację z naszymi ekspertami ds. zakupów]. Pomożemy Ci zastosować te ramy w konkretnym kontekście biznesowym.

 

Często zadawane pytania: Opanowanie kategoryzacji zakupów

 

1. P: Jak postępujemy z zakupami, które wydają się pasować do więcej niż jednej kategorii?

A: Jest to powszechne. Kluczem jest zidentyfikowanie główny cel biznesowy . Na przykład zakup laptopów dla nowych programistów to: Bezpośredni zamówień, jeśli tworzą Twój produkt, ale Pośredni jeśli są dla zespołu HR. Utwórz prostą regułę: „Którą pozycję zysków i strat uwzględnia ten koszt?” To zwykle wyjaśnia kategorię.

 

2. P: Nasza firma szybko się rozwija. W którym momencie powinniśmy formalnie oddzielić zarządzanie tymi różnymi rodzajami zamówień?

A: Dobrą zasadą jest sytuacja, gdy Twoje roczne wydatki osiągną punkt, w którym 10% oszczędności w dowolnej kategorii uzasadniałoby zatrudnienie w niepełnym wymiarze godzin. W przypadku większości firm jest to około 5–10 mln dolarów rocznych wydatków. Wcześniej użyj uproszczonego modelu trzech kategorii, ale przypisz „właściciela” każdej z nich w ramach istniejącego zespołu.

 

3. P: W jaki sposób możemy przekonać inne działy (takie jak marketing lub badania i rozwój) do stosowania tych kategorii zamówień?

A: Nie kieruj się ramami zamówień. Zamiast tego współpracuj z nimi, aby rozwiązać ich problemy. W przypadku marketingu traktuj zakup usług jako sposób na uzyskanie lepszych wyników od swoich agencji. W przypadku badań i rozwoju traktuj zamówienia bezpośrednie jako sposób na zapewnienie, że nigdy nie zabraknie im krytycznych materiałów. Kiedy widzą wartość swoich celów, następuje adopcja.

 

4. P: Jesteśmy organizacją non-profit. Czy te same kategorie dotyczą nas?

A: Oczywiście, ale uwaga się zmienia. Twoje „bezpośrednie” zamówienie może dotyczyć materiałów związanych z programem. „CapEx” mógłby być nowym budynkiem usług społecznych. Ramy są uniwersalne, ale Twoja strategia dla każdego typu będzie wynikać z Twojej misji i wymagań darczyńców, a nie marży zysku.

 

5. P: Jakie jest największe ryzyko błędnego określenia tych kategorii?

A: Błędna alokacja zasobów i talentów. Najczęstszym błędem jest traktowanie zakupów bezpośrednich wysokiego ryzyka jak prostych, transakcyjnych zamówień pośrednich. Może to prowadzić do zakłóceń w łańcuchu dostaw, które wstrzymują Twoją działalność. I odwrotnie, nadmierne projektowanie procesu zakupów pośrednich o niskiej wartości powoduje niepotrzebną biurokrację i spowalnia Twój zespół.

 

6. P: Jak powinny wyglądać nasze strategia negocjacji różnią się w tych kategoriach?

A: Twoje podejście powinno się znacznie różnić:

• Bezpośrednio: negocjuj długoterminowe partnerstwa i wspólne ryzyko.

• Pośredni: Negocjuj rabaty ilościowe i wydajność.

• Usługi: Negocjuj jasne rezultaty, KPI i elastyczność.

• CapEx: Negocjuj wsparcie w cyklu życia, gwarancje i zabezpieczenie na przyszłość.

 

7. P: Czy pojedynczy dostawca może należeć do wielu kategorii zamówień?

A: Tak, i to jest oznaka silnego partnera strategicznego. Na przykład dostawca technologii może być bezpośrednim dostawcą infrastruktury chmurowej, dostawcą usług w zakresie wdrożeń i dostawcą CapEx w przypadku głównej licencji na oprogramowanie. W takich przypadkach zarządzaj relacją całościowo, ale negocjuj każdy rodzaj wydatków z odpowiednią strategią.

 

8. P: W jaki sposób operacje globalne wpływają na ten model kategoryzacji?

A: Kategorie pozostają takie same, ale wykonanie będzie się różnić w zależności od regionu. Lokalne przepisy, normy kulturowe i dojrzałość rynku będą miały wpływ na sposób zarządzania każdym typem. Uniwersalna strategia globalna często zawodzi. Ramy zapewniają spójny sposób analizowania i dostosowywania podejścia do każdego regionu.

 

9. P: Jaką rolę powinna odgrywać technologia w zarządzaniu tymi różnymi typami?

A: Twój stos technologii powinien obsługiwać unikalny przepływ pracy w każdej kategorii. Nie zmuszaj jednego narzędzia do zrobienia wszystkiego. Możesz użyć:

• Zaawansowana platforma S2P dla Direct i CapEx.

• Uproszczony, przyjazny dla użytkownika system kart P dla pośrednich.

• Specjalistyczne narzędzie do zarządzania umowami i SOW dla Usług.

 

10. P: Jak mierzymy ogólny sukces wdrożenia tego skategoryzowanego podejścia?

A: Oprócz wskaźników KPI specyficznych dla danej kategorii śledź metametryki:

• Czas cyklu: Czy w każdej kategorii podejmujemy decyzje szybciej?

• Satysfakcja interesariuszy: Czy klienci wewnętrzni są bardziej zadowoleni ze wsparcia, jakie otrzymują?

• Unikanie kosztów: czy zapobiegamy złym zakupom, a nie tylko uzyskiwaniu niższych cen?

• Redukcja ryzyka: Czy mieliśmy mniej zakłóceń w dostawach lub problemów z przestrzeganiem przepisów?