Jakie są 5 zasad zakupów? Przewodnik specjalisty ds. zakupów

Jeśli szukasz w Internecie hasła „5 zasad zakupów”, prawdopodobnie jesteś bardziej zdezorientowany niż na początku. Większość artykułów mówi o 4 P w marketingu lub zamiast tego omawia „5 praw” zakupów.

Oto prawda: zasada 5 P w zakupach zasadniczo różni się od marketingu, a właściwie zrozumiana staje się jednym z najpotężniejszych narzędzi w Twoim życiu. zestaw narzędzi zakupowych.

Wyjaśnijmy raz na zawsze całe zamieszanie.

 

 

Poza marketingiem: dlaczego te ramy mają znaczenie w zakupach

 

Klasyczne 4 P marketingu (produkt, cena, miejsce, promocja) skupiają się na sprzedaży. Jednak w obszarze zakupów koncentrujemy się na zakupach strategicznych. Dlatego dostosowaliśmy ramy za pomocą kluczowego piątego P: Proces.

Pomyśl o tym w ten sposób: podczas gdy marketing próbuje wpłynąć na kupujących, zaopatrzenie musi podejmować świadome, strategiczne decyzje zakupowe, które mają wpływ na Twoje zyski. Zasada 5 P umożliwia ustrukturyzowaną ocenę całościowej decyzji o zakupie.

 

Zdekonstruowane zamówienie 5 P

 

Produkt: to coś więcej niż tylko specyfikacje

W zakupach „Produkt” wykracza daleko poza podstawowe cechy. Mówimy o analizie całkowitych wymagań.

Podam prawdziwy przykład. Kupując sprzęt przemysłowy, nie patrzysz tylko na specyfikację maszyny. Musisz to rozważyć:

• Wymagania konserwacyjne i dostępność usług

• Kompatybilność z istniejącymi systemami

• Dane dotyczące oczekiwanej żywotności i niezawodności

• Certyfikaty zgodności z wymogami ochrony środowiska

• Wymagania szkoleniowe dla Twojego zespołu

Największy błąd jaki widzę? Firmy skupiają się wyłącznie na początkowej cenie zakupu, nie zastanawiając się, co się stanie, gdy produkt za dwa lata się zepsuje. Zawsze myśl o całym cyklu życia produktu.

 

Cena: Zrozumienie Całkowity koszt posiadania

W tym miejscu większość ludzi się myli. Cena to nie tylko liczba na fakturze.

Podzielmy się tym, co naprawdę ważne:

• Koszt nabycia: Rzeczywista cena zakupu

• Koszty operacyjne: Zużycie energii, wymagane materiały eksploatacyjne

• Koszty konserwacji: Umowy serwisowe, części zamienne

• Koszty utylizacji: Opłaty środowiskowe, koszty recyklingu

• Ukryte koszty: czas szkolenia, przestój instalacji

Oto prosta zasada: jeśli nie obliczasz całkowitego kosztu posiadania (TCO), tak naprawdę nie rozumiesz swoich kosztów.

 

 

Miejsce: Strategiczne decyzje dotyczące zaopatrzenia

"Miejsce” w zaopatrzeniu oznacza optymalizację geografii łańcucha dostaw. Chodzi o zrównoważenie kosztów i ryzyka.

Rozważ te pytania:

• W ilu strefach czasowych oddalony jest Twój dostawca?

• Jaka jest stabilność polityczna ich regionu?

• Czy w Twoim łańcuchu logistycznym występują pojedyncze punkty awarii?

• Jaki jest koszt utrzymania zapasów w porównaniu z kosztem wysyłki?

Podczas pandemii firmy, które zdywersyfikowały swoją strategię „Miejsca”, przetrwały zakłócenia w łańcuchu dostaw znacznie lepiej niż te, które opierają się na pojedynczych regionach zaopatrzenia.

 

Proces: Silnik zaopatrzenia

To właśnie P sprawia, że ​​zakupy są wyjątkowe. Twoje procesy determinują Twoją efektywność i zgodność.

Silny proces zamówień obejmuje:

• Standaryzowane kwalifikacja dostawcy

• Przejrzyste procedury zatwierdzania

• Zautomatyzowane systemy zamówień

• Regularne przeglądy wyników

• Mechanizmy ciągłego doskonalenia

Widziałem, jak firmy oszczędzały setki godzin miesięcznie po prostu usprawniając proces „od zapotrzebowania do zamówienia”. Właściwy proces nie polega na biurokracji – lecz na usuwaniu tarć.

 

Ludzie: element ludzki

Ludzie to nie tylko Twój wewnętrzny zespół. To P obejmuje wszystkich w Twoim ekosystemie dostaw.

Musisz to rozważyć:

• Relacje z dostawcami : Budujesz partnerstwa czy tylko transakcje?

• Interesariusze wewnętrzni: Czy dostosowujesz się do ich rzeczywistych potrzeb?

• Możliwości zespołu: Czy Twój zespół ma odpowiednie umiejętności w zakresie nowoczesnych zakupów?

• Wsparcie kierownictwa: czy kadra kierownicza rozumie strategiczną wartość zakupów?

Pamiętaj: najlepsza strategia zawiedzie, jeśli nie wykonają jej odpowiedni ludzie.

 

5 P kontra 5 praw: wybór ram

 

Być może zastanawiasz się, czym to się różni od „5 praw” zamówień (odpowiednia jakość, ilość, cena, czas, miejsce). Oto proste rozróżnienie:

Pięć Praw to miary Twoich wyników – mówią Ci, czy podjąłeś dobrą decyzję.
5 P to ramy decyzyjne – przede wszystkim pomagają Ci podjąć dobrą decyzję.

Skorzystaj z 5 praw, aby ocenić wyniki i 5 P, aby kierować swoją strategią.

 

Wprowadzanie teorii w praktykę: zastosowania w świecie rzeczywistym

 

Przykład produkcji: Pozyskiwanie surowców

Kiedy pomagasz klientowi w źródle elementy aluminiowe , zastosowaliśmy 5 P w ten sposób:

• Produkt: Określono nie tylko skład stopu, ale także wymagania dotyczące wykończenia powierzchni i standardy certyfikacji

• Cena: obliczony całkowity koszt posiadania obejmujący procent odpadów obróbczych i wartość recyklingu

• Miejsce: Wybrano regionalnego dostawcę pomimo wyższej ceny jednostkowej, ponieważ koszty logistyki były o 40% niższe

• Proces: Wdrożono dostawę just-in-time z automatycznymi wyzwalaczami zapasów

• Ludzie: Włączono zespół techniczny dostawcy w ulepszenia projektu, które zmniejszyły ilość odpadów materiałowych

Wynik? Koszty całkowite niższe o 15% i terminowość dostaw na poziomie 99,8%.

 

Nowoczesne 5 P: cyfrowe i zrównoważone rozszerzenia

 

Dzisiejsze zakupy wymagają aktualizacji naszego myślenia:

• Produkt cyfrowy: teraz zawiera funkcje bezpieczeństwa danych i zgodność z interfejsami API

• Dynamiczne ceny: ustalanie cen rynkowych w czasie rzeczywistym i automatyzacja umów

• Miejsce wirtualne: dostawcy działający w chmurze i świadczenie usług cyfrowych

• Zautomatyzowany proces: analityka oparta na sztucznej inteligencji i blockchain do weryfikacji

• Ludzie w sieci: zdalna współpraca i globalne zarządzanie zespołem

Poza tym teraz się integrujemy Względy ESG w każdym P — od zrównoważonych materiałów po etyczne praktyki pracy.

 

Twój zestaw narzędzi wdrożeniowych 5 P

 

Znajomość teorii to jedno; jego zastosowanie to co innego. Dlatego stworzyliśmy praktyczny zestaw narzędzi, z którego możesz skorzystać od razu.

[Pobierz bezpłatny zestaw narzędzi zakupowych 5 P]

Zawiera:

• Lista kontrolna decyzji 5 P — nigdy więcej nie przegapisz żadnego krytycznego czynnika

• Szablon kalkulatora TCO — zautomatyzuj obliczenia kosztów całkowitych

• Ocena dostawcy Karta wyników — obiektywnie porównuj dostawców

• Plan wdrożenia — przewodnik krok po kroku dotyczący wdrożenia

 

Twoje kolejne kroki

Zacznij od małych rzeczy. Wybierz jedną kategorię wydatków i zastosuj zasadę 5 P przy kolejnej decyzji dotyczącej zaopatrzenia. Będziesz zaskoczony, o ile wyraźniejsze staną się Twoje możliwości.

Pamiętaj, że celem nie jest doskonałość – lecz postęp. Za każdym razem, gdy będziesz korzystać z tego frameworka, będziesz podejmować lepsze decyzje i budować większą wartość dla swojej organizacji.

Chcesz zmienić swoje podejście do zakupów? Pobierz powyższy bezpłatny zestaw narzędzi lub jeśli potrzebujesz spersonalizowanych wskazówek, [ umów się na szybką konsultację z naszymi ekspertami ds. zakupów ] Pomożemy Ci zastosować te zasady do konkretnych wyzwań.

 

Często zadawane pytania: wdrażanie zasady 5 P

 

1. P: Jak dostosować zasadę 5 P do zakupu usług zamiast towarów fizycznych?

A: Zasady są takie same, ale zmienia się koncentracja. W przypadku „Produktu” jasno określ zakres prac i produktów. W przypadku opcji „Cena” skoncentruj się na cenach opartych na wartości lub modelach utrzymania, a nie na koszcie jednostkowym. „Miejsce” dotyczy lokalizacji usługodawcy i jego możliwości świadczenia usług na odległość lub na miejscu. „Proces” obejmuje zarządzanie umowy dotyczące poziomu usług (umowy SLA), a „Ludzie” są absolutnie najważniejsze — kupujesz ich wiedzę specjalistyczną i jakość ich zespołu.

 

2. P: Nasza firma jest mała i nie ma dedykowanego zespołu ds. zakupów. Czy te ramy są dla nas zbyt skomplikowane?

A: Zupełnie nie. W rzeczywistości jest cenniejszy, ponieważ zapewnia strukturę, której może brakować. Zacznij od zastosowania go najpierw przy największych lub najbardziej złożonych zakupach. Nie potrzebujesz wymyślnego oprogramowania; prosty arkusz kalkulacyjny, w którym zanotujesz uwagi dotyczące każdego z 5 P, radykalnie usprawni proces podejmowania decyzji i zapobiegnie kosztownym niedopatrzeniom.

 

3. P: Jaki jest najczęstszy błąd popełniany przez firmy, gdy po raz pierwszy korzystają z 5 P?

A: Traktują „P” raczej jako listę kontrolną niż połączony system. Największym błędem jest skupianie się zbyt mocno na „Cenie” w izolacji. Na przykład tańszy „Produkt” może zniszczyć Twój „Proces” ciągłymi awariami i wymagać więcej godzin pracy w „Ludzie”. Zawsze analizuj, jak decyzja podjęta w jednym P wpływa na pozostałe cztery.

 

4. P: Jak radzimy sobie z sytuacją, gdy nasi wewnętrzni interesariusze zdecydowanie preferują dostawcę, który uzyskuje słabe wyniki w ocenie 5 P?

A: Użyj frameworka, aby zdepersonalizować rozmowę. Nie mów po prostu: „Nie podoba mi się ten dostawca”. Zamiast tego przedstaw dane. Pokaż im, w oparciu o kartę wyników 5 P, gdzie preferowany dostawca ma słabe strony (np. wyższy całkowity koszt posiadania, bardziej ryzykowne „Miejsce”, słabsze „Procesy”) i wspólnie omówcie, czy ryzyko to jest akceptowalne. Zamienia subiektywną argumentację w obiektywną dyskusję biznesową.

 

5. P: Czy możemy zastosować zasadę 5 P do oceny naszych istniejących dostawców, a nie tylko nowych?

A: Zdecydowanie i powinieneś! Przeprowadzaj roczny lub półroczny przegląd 5 P u kluczowych obecnych dostawców. Pomaga zidentyfikować obszary wymagające poprawy w relacji. Być może ich „Produkt” jest nadal dobry, ale „Proces” fakturowania powoduje zmartwienie Twojego zespołu księgowego. Przegląd ten staje się podstawą do konstruktywnego strategicznego przeglądu działalności.

 

6. P: Ile czasu zajmuje zazwyczaj uzyskanie wymiernego zwrotu z inwestycji po wdrożeniu tego rozwiązania?

A: Możesz zobaczyć natychmiastowe korzyści już przy pierwszym projekcie zaopatrzeniowym, w którym zastosujesz tę metodę, unikając złej decyzji. Jeśli chodzi o szerszy, mierzalny finansowy zwrot z inwestycji (taki jak obniżone koszty lub mniej zakłóceń spowodowanych przez dostawców), większość organizacji widzi wyraźny wpływ w ciągu 6 do 12 miesięcy, gdy ramy zakorzenią się w Twojej kulturze.

 

7. P: Co się stanie, jeśli dostawca jest doskonały w 4 P, ale słaby w jednym? Czy powinniśmy ich automatycznie dyskwalifikować?

A: Rzadko. Celem jest zrównoważone podejmowanie decyzji, a nie doskonałość. Kluczem jest zrozumienie kontekstu słabości. Jeśli dostawca ma słabą pozycję w „Miejscu” (np. jest daleko), czy można temu zaradzić, poprawiając „Proces” zapasów? Jeśli są słabi w „Ludzie”, czy jest to kwestia szkoleniowa, w której możesz im pomóc? Skorzystaj z ram, aby zidentyfikować ryzyko, a nie tylko wyeliminować dostawców.

 

8. P: W jaki sposób ta platforma integruje się z naszym istniejącym oprogramowaniem ERP lub oprogramowaniem zaopatrzeniowym?

A: Pomyśl o 5 P jako o warstwie strategicznej, która kieruje tym, jak korzystasz z narzędzi. Twoje oprogramowanie zarządza danymi; ramy pomagają to zinterpretować. Możesz tworzyć niestandardowe pola w swoich profilach dostawców, aby rejestrować wyniki 5 P lub używać kategorii do strukturyzowania dokumentów zapytania ofertowego i kryteriów oceny w systemie.

 

9. P: Kto z naszej firmy powinien być zaangażowany w punktację „Ludzie” P?

A: Nie pozwól, aby dział zakupów sam to ocenił. „Ludzie” powinni być oceniani przez każdego, kto z nimi wchodzi w interakcję. Obejmuje to zespół techniczny, który weryfikuje ich wiedzę specjalistyczną, menedżera konta, który zajmuje się relacjami, oraz zespół finansowy, który zajmuje się ich osobami kontaktowymi ds. fakturowania. Niezbędny jest widok 360 stopni.

 

10. P: Mamy napięty termin. Czy można pominąć część analizy 5 P, aby działać szybciej?

A: Pospieszny proces często prowadzi do kosztownych przeróbek. Zamiast pomijać, wykonaj „lekką” wersję. Poświęć 30 minut na szybką, ogólną ocenę wszystkich 5 P. To często wystarcza, aby wydobyć na światło dzienne główne czerwone flagi. Lepiej szybko przejrzeć wszystkie pięć, niż głęboko nurkować tylko na jednym lub dwóch. Siła frameworka tkwi w połączeniach pomiędzy literami P.