Co to jest zapytanie ofertowe w zaopatrzeniu? The

Wyobraź sobie taką sytuację: musisz kupić 500 nowych krzeseł biurowych. Dzwonisz do trzech różnych dostawców, a każdy podaje inną cenę, inny termin dostawy i ma w swojej ofercie co innego. Jak je uczciwie porównać? Skąd wiesz, że otrzymujesz najlepszą ofertę, a nie tylko najniższą cenę?

To jest dokładny problem a Zapytanie ofertowe (RFQ) jest przeznaczony do rozwiązywania.

Jeśli dopiero zaczynasz przygodę z zaopatrzeniem lub po prostu potrzebujesz odświeżenia wiedzy, trafiłeś we właściwe miejsce. W tym przewodniku nie tylko zdefiniujemy zapytanie ofertowe — pokażemy Ci dokładnie, jak z niego korzystać, wraz z przykładami z życia codziennego i bezpłatnymi szablonami, z których możesz skorzystać już dziś.

Zanurzmy się.

 

 

Zdefiniowane w zapytaniu ofertowym: chodzi o konkurencyjne ceny

 

Krótko mówiąc, zapytanie ofertowe (RFQ) to formalny dokument wysyłany do dostawców, gdy dokładnie wiesz, czego potrzebujesz i jesteś gotowy na zakup.

Jego głównym celem jest uzyskanie porównywalnych cen. Nie szukasz kreatywnych pomysłów i rozwiązań; zadajesz proste pytanie: „Za tę konkretną rzecz jaka jest Twoja najlepsza cena?"

Korzystasz z zapytania ofertowego, jeśli Twoje wymagania są jasne, wymierne i mało prawdopodobne, że ulegną zmianie. Pomyśl o takich rzeczach jak:

• 500 sztuk konkretnego modelu komputera

• 10 000 metrów określonego gatunku stali

• Usługi sprzątania biur w budynku o powierzchni 50 000 stóp kwadratowych przez okres jednego roku

Kluczem jest tutaj standaryzacja. Wysyłając te same szczegółowe wymagania do wielu dostawców, zmuszasz ich do konkurowania na równych warunkach. Dzięki temu Twoja decyzja opiera się na danych, a nie na przeczuciach.

 

Zapytania ofertowe vs. zapytania ofertowe vs. RFI: przełamanie zamieszania

 

W tym miejscu wiele osób się potyka. Te trzy akronimy są ze sobą powiązane, ale służą bardzo różnym celom. Oto najprostszy sposób, aby o tym pomyśleć:

 

	Kiedy go używać	Podstawowe pytanie, które zadajesz
RFI (prośba o informacje)	Badasz rynek.	"Co możesz zrobić?"
Zapytanie ofertowe (zapytanie ofertowe)	Masz złożony problem i potrzebujesz rozwiązania.	"Jak byś to rozwiązał?"
Zapytanie ofertowe (zapytanie ofertowe)	Wiesz dokładnie, czego potrzebujesz i jesteś gotowy na zakup.	"Jaka jest twoja cena za to?"

 

Oto umowa: Wysyłanie zapytania ofertowego, gdy go potrzebujesz, zirytuje dostawców niepotrzebną pracą. Wysłanie zapytania ofertowego, gdy go potrzebujesz, spowoduje wycenę rozwiązań, które w rzeczywistości nie odpowiadają Twoim potrzebom. Wybór odpowiedniego narzędzia to połowa sukcesu.

 

Proces zapytania ofertowego w 7 krokach: plan działania prowadzący do sukcesu

 

 

Świetny proces zapytania ofertowego jest metodyczny. Zapewnia uczciwość, przejrzystość i zapewnia najlepszy wynik. Rozbijmy to.

Krok 1: Ustal swoje wymagania
Zanim napiszesz choć jedno słowo, bądź w 100% pewien, co kupujesz. Utwórz szczegółowy arkusz specyfikacji. W przypadku krzeseł biurowych będzie to obejmować wymiary, materiały, udźwig i kolor. Dwuznaczność jest tutaj Twoim największym wrogiem.

Krok 2: Zbuduj swój Krótka lista dostawców
Nie możesz po prostu wybierać imion z kapelusza. Zidentyfikuj 3–5 wykwalifikowanych dostawców, którzy mają udokumentowane doświadczenie w dostarczaniu tego, czego potrzebujesz. Ta wstępna kwalifikacja ma kluczowe znaczenie dla późniejszej oszczędności czasu.

Krok 3: Stwórz Dokument zapytania ofertowego
To jest twój plan. Silne zapytanie ofertowe obejmuje:

• Wyczyść tło i instrukcje

• Szczegółowy specyfikacje techniczne

• Warunki handlowe (termin dostawy, warunki płatności itp.)

• Przejrzysty format zgłoszenia (użyj naszego szablonu poniżej!)

Krok 4: Uruchom komunikację i zarządzaj nią
Wyślij zapytanie ofertowe do wszystkich dostawców jednocześnie. Ustal realistyczny termin (zwykle 1-3 tygodnie). Bądź dostępny, aby odpowiedzieć na wszelkie wyjaśniające pytania i podzielić się odpowiedziami z innymi  Wszystko oferentów, aby zachować uczciwość.

Krok 5: Odbierz i uporządkuj odpowiedzi
Gdy napływają wyceny, zapisuj je w standardowym arkuszu kalkulacyjnym. Dzięki temu następny krok będzie znacznie łatwiejszy.

Krok 6: Oceń i nagrodź
Nie chodzi tu tylko o wybranie najniższej liczby. Utwórz prostą kartę wyników. Oceń każdego dostawcę pod względem ceny, czasu dostawy i wyników w przeszłości. Najniższa cena może pochodzić od dostawcy znanego z dotrzymywania terminów – czy jest to ryzyko, które możesz podjąć?

Krok 7: Podsumowanie i wdrożenie
Powiadom zwycięskiego dostawcę i, co równie ważne, poinformuj pozostałych, dlaczego nie został wybrany. To buduje dobre, długotrwałe relacje. Następnie szybko przejdź do podpisania umowy.

 

Zapytanie ofertowe w prawdziwym świecie

 

 

Teoria jest dobra, ale praktyka jest lepsza. Przyjrzyjmy się, jak to działa w różnych branżach.

Przykład 1: Produkcja – pozyskiwanie niestandardowego komponentu

• Scenariusz: Potrzebujesz 5000 aluminiowych wsporników wykonanych na zamówienie.

• Zapytanie ofertowe musi określać: Rysunki techniczne (pliki CAD), gatunek materiału (np. aluminium 6061), tolerancje, wykończenie powierzchni i wymagania dotyczące pakowania.

• Pytanie dostawcy: Bez tych szczegółów jeden dostawca może zaproponować słabszy stop, a inny może zaoferować kosztowne wykończenie, którego nie potrzebujesz. Twoje porównania byłyby bezwartościowe.

Przykład 2: Zakupy IT – zakup laptopów

• Scenariusz: Wyposażenie nowego zespołu 50 pracowników.

• Zapytanie ofertowe musi określać: dokładny model lub minimalne specyfikacje (procesor, pamięć RAM, dysk SSD), dołączone oprogramowanie, długość gwarancji i harmonogram dostaw.

• Wskazówka dla profesjonalistów: Poproś o Całkowity koszt posiadania (TCO), który obejmuje cenę potencjalnych przyszłych napraw lub przedłużonej gwarancji, a nie tylko cenę naklejki.

 

Nowoczesne zapytanie ofertowe: integrowanie zrównoważonego rozwoju

 

W dzisiejszych czasach zakupy nie ograniczają się wyłącznie do kosztów. Chodzi o wartość. Obejmuje to wartość środowiskową i społeczną. Twoje zapytanie ofertowe to potężne narzędzie do kierowania Twoimi cele zrównoważonego rozwoju.

Możesz łatwo dodać sekcję dotyczącą zrównoważonego rozwoju do swojego zapytania ofertowego, zawierającą pytania takie jak:

• "Jaki procent materiału pochodzącego z recyklingu zastosowano w tym produkcie?"

• "Czy możesz przedstawić dokumentację swoich etycznych praktyk pracy?"

• "Jaka jest polityka Twojej firmy w zakresie redukcji emisji gazów cieplarnianych?"

Daje to dostawcom sygnał, że cenisz odpowiedzialne praktyki biznesowe, i dostarcza konkretnych danych, które możesz uwzględnić w swojej decyzji.

 

5 typowych błędów w zapytaniach ofertowych, które kosztują czas i pieniądze

 

Widzieliśmy te błędy wielokrotnie. Unikaj ich, a będziesz na czele.

1. Niejasne specyfikacje: „Potrzebujemy krzeseł biurowych” otrzymasz bardzo różne oferty. Bądź konkretny.

2. Ignorowanie całkowitego kosztu posiadania: Najtańszy produkt może wiązać się z wysokimi kosztami utrzymania lub krótką żywotnością. Pomyśl nie tylko o cenie początkowej.

3. Słaby Wstępna kwalifikacja dostawcy : Wysyłanie zapytania ofertowego do niewykwalifikowanego dostawcy marnuje czas wszystkich. Najpierw odrób swoją pracę domową.

4. Niejasne kryteria oceny: Jeśli dostawcy nie wiedzą, jak ich ocenisz (np. 70% ceny, 30% szybkości dostawy), nie będą mogli przedstawić Ci najlepszej oferty.

5. „Czarna dziura” w komunikacji: brak odpowiedzi na pytania lub nieprzekazywanie informacji zwrotnych oferentom, którzy przegrali przetarg, pali mosty.

 

Wybór narzędzi: od arkuszy kalkulacyjnych po platformy specjalistyczne

 

Sposób zarządzania procesem zapytania ofertowego zależy od złożoności i wielkości zakupów.

• Arkusze kalkulacyjne i poczta e-mail: idealne dla małych firm z prostymi i rzadkimi zapytaniami ofertowymi. Jest darmowy i elastyczny, ale szybko może stać się chaotyczny.

• Platformy e-sourcingu : Narzędzia takie jak Fairmarkit czy Deep Stream automatyzują cały proces – od wysyłania zapytań ofertowych po zbieranie i analizowanie odpowiedzi. Jest to ogromna oszczędność czasu w przypadku częstych i skomplikowanych zakupów.

• Oprogramowanie do zakupów w pełnym pakiecie: Rozwiązania takie jak Sievo lub Coupa integrują zapytania ofertowe w większy ekosystem zakupów, łącząc je z umowami, analizą wydatków i fakturowaniem.

Twój wybór powinien opierać się na jednym pytaniu: Ile czasu obecnie marnujemy na ręczne zadania związane z zapytaniami ofertowymi?

 

Twój plan działania i bezpłatny zestaw narzędzi

 

Jesteś teraz przygotowany do przeprowadzenia procesu zapytania ofertowego, który jest uczciwy, wydajny i zapewnia rzeczywistą wartość.

Oto jak zacząć:

1. Zidentyfikuj projekt pilotażowy z jasnymi i prostymi wymaganiami.

2. Pobierz nasz bezpłatny zestaw narzędzi do składania zapytań ofertowych, aby uzyskać przewagę.

3. Uruchom zapytanie ofertowe, korzystając z 7-etapowego procesu opisanego powyżej.

 

Często zadawane pytania: Opanowanie procesu RFQ

 

1. P: Do ilu dostawców powinienem wysłać zapytanie ofertowe?

A: Jest tam słodki punkt. Wysyłanie tylko do 2-3 dostawców może nie stworzyć wystarczającej konkurencji. Wysyłanie do 10+ jest nieefektywne i uciążliwe zarówno dla Ciebie, jak i dla nich. Polecamy krótką listę 4 do 6 wstępnie zakwalifikowanych dostawców . Daje to szeroki zakres opcji do porównania bez nadmiernego zwiększania możliwości skutecznego zarządzania procesem.

 

2. P: Co powinienem zrobić, jeśli dostawca poprosi o wyjaśnienia po wysłaniu zapytania ofertowego?

A: Jest to zjawisko powszechne i oznaka zaangażowanego dostawcy. Złota zasada jest taka przejrzystość i uczciwość . Odpowiedz jasno na pytanie, a następnie wyślij dokładne wyjaśnienie do każdy dostawcy, który otrzymał zapytanie ofertowe. Zapewnia to równe warunki działania i uniemożliwia pojedynczemu oferentowi uzyskanie przewagi informacyjnej.

 

3. P: Czy zapytanie ofertowe jest prawnie wiążące po złożeniu oferty przez dostawcę?

A: Nie, nie typowo. Zapytanie ofertowe to zaproszenie dla dostawców do złożenia oferty (wyceny). Nie masz obowiązku akceptowania żadnego z nich. Umowa prawna zostaje zawarta dopiero po wydaniu formalnego dokumentu Zamówienie zakupu (PO) lub podpisz umowę na podstawie tej wyceny. Zawsze dołączaj do zapytania ofertowego sformułowanie, że nie stanowi ono zobowiązania do zakupu.

 

4. P: Oferta dostawcy była znacznie niższa niż oferta innych dostawców. Czy to zawsze najlepszy wybór?

A: Bądź ostrożny. Cytat, który jest znacznie niższy, może być sygnałem ostrzegawczym. Dostawca mógł źle zrozumieć wymagania, używać materiałów o niższej jakości lub popełnić błąd w kosztach (który może spróbować później naprawić). Twoim obowiązkiem jest dokładniej przeanalizować wycenę i zadać pytania wyjaśniające przed przyznaniem zamówienia.

 

5. P: Czy mogę negocjować po otrzymaniu odpowiedzi na zapytanie ofertowe?

A: Absolutnie. Proces zapytania ofertowego często otwiera drzwi do negocjacji. Możesz wrócić do preferowanych dostawców i zapytać, czy mogą ulepszyć swoją ofertę, szczególnie jeśli masz bardziej konkurencyjną ofertę od innego kwalifikującego się dostawcy. Ten ostatni krok często może zapewnić Ci jeszcze lepsze warunki lub cenę.

 

6. P: Jak długo powinienem dać dostawcom odpowiedź?

A: To zależy od złożoności. W przypadku prostych, gotowych przedmiotów, 1-2 tygodnie zwykle wystarcza. W przypadku bardziej złożonych towarów lub usług wykonanych na zamówienie należy zezwolić 2-4 tygodnie . Zawsze bądź realistą — pośpiech dostawców może prowadzić do niedokładnych ofert lub zniechęcić najlepszych partnerów do składania ofert.

 

7. P: Jaki jest najlepszy sposób postępowania z obecnym dostawcą (naszym obecnym dostawcą)?

A: Włącz ich w ten proces, ale nie traktuj ich w specjalny sposób. Muszą konkurować na takich samych warunkach jak nowi potencjalni dostawcy. Ma to kluczowe znaczenie dla sprawdzenia, czy nadal otrzymujesz uczciwą cenę rynkową i dobrą obsługę. Czasami wygrywa osoba piastująca tę funkcję i proces wzmacnia jej wartość; innym razem znajdziesz lepszego partnera.

 

8. P: Kluczowy dostawca odmówił udziału w naszym zapytaniu ofertowym. Dlaczego mieliby to zrobić?

A: Istnieje kilka typowych powodów. Mogą pracować na pełnych obrotach i być zbyt zajęci, aby podjąć się nowej pracy. Twoje zapytanie ofertowe może nie być dla nich wystarczająco atrakcyjne finansowo. Mogą też postrzegać Twój proces jako nieuczciwy lub stronniczy w stosunku do tańszego konkurenta. Warto wykonać uprzejmą rozmowę telefoniczną, aby zrozumieć ich powody – ich opinie mogą być bezcenne.

 

9. P: Czy zawsze powinniśmy nagradzać najtańszego, kwalifikującego się oferenta?

A: Nie koniecznie. Najlepszy jest cel wartość , nie tylko najniższy cena . Twój kryteria oceny powinno to odzwierciedlać. Jeśli dostawca jest o 5% droższy, ale oferuje o 10% lepszy czas dostawy i doskonałe wsparcie posprzedażowe, może zapewnić Twojej firmie większą ogólną wartość. Aby obiektywnie podjąć tę decyzję, skorzystaj z modelu scoringowego.

 

10. P: Używamy podpisów cyfrowych. Czy wycena przesłana e-mailem z podpisem cyfrowym jest uważana za ważną?

A: W większości kontekstów biznesowych tak. Podpis elektroniczny lub nawet formalna wycena na papierze firmowym przesłana pocztą elektroniczną jest zazwyczaj uważana za ważną i wiążącą ofertę dostawcy. Upewnij się tylko, że warunki zapytania ofertowego stwierdzają, że akceptowane są zgłoszenia elektroniczne.