Jak mierzyć zrównoważony rozwój w KPI zakupów: praktyczny przewodnik

Znasz siebie powinien mierzyć zrównoważony rozwój. Twój dyrektor generalny o to pyta. Twoi klienci tego oczekują. I szczerze mówiąc, jest to właściwa decyzja.

Ale tu pojawia się problem: masz listę potencjalnych wskaźników KPI, ale nie masz jasnego pomysłu, jak zamienić je w rzeczywiste liczby. Jaka jest formuła? Gdzie w ogóle znajdujesz dane? A jak zacząć, żeby się nie przytłoczyć?

Brzmi znajomo? Nie jesteś sam.

Ten przewodnik jest inny. Wychodzimy poza listy teoretyczne. Dajemy Ci przejrzysty podręcznik krok po kroku umożliwiający obliczanie, śledzenie i raportowanie zrównoważone wyniki zamówień . Zbudujmy Twoją strategię pomiarową od podstaw.

 

 

Dlaczego większość Inicjatywy KPI Porażka (i jak uniknąć pułapki)

 

Wiele firm zaczyna od entuzjazmu. Gromadzą długą listę imponująco brzmiących wskaźników. Potem uderza rzeczywistość.

Zdają sobie sprawę, że dane są rozproszone po różnych działach. Formuły są niejasne. Nie mają też pojęcia, którym wskaźnikom nadać priorytet. Projekt utknął w martwym punkcie, a zrównoważony rozwój pozostaje tematem rozmów, który warto mieć.

Sekretem sukcesu nie jest dłuższa lista. To mądrzejsze ramy. Potrzebujesz zorganizowanego podejścia, które rozwija się wraz z programem.

 

Proste Struktura 3-poziomowa dla Twoich KPI

Pomyśl o swoich KPI w trzech warstwach, od podstawowej zgodności po wpływ strategiczny. Pomaga to zacząć od małego i zwiększać skalę.

• Poziom 1: KPI zgodności – „Czy przestrzegamy zasad?"

  • To są Twoje podstawy. Śledzą przestrzeganie podstawowych zasad. Często są najłatwiejsze do zmierzenia i dotyczą zarządzania ryzykiem.

  • Przykłady: wskaźnik akceptacji Kodeksu postępowania dostawcy, odsetek sprawdzonych dostawców wysokiego ryzyka.

• Poziom 2: KPI wydajności – „Jak sobie radzimy?"

  • Po ustaleniu podstaw wskaźniki te pokazują, w jaki sposób zrównoważony rozwój jest zintegrowany z codziennymi operacjami i wydatkami.

  • Przykłady: procent zrównoważonych wydatków, średni wynik ESG dostawcy.

• Poziom 3: KPI wpływu – „Jaką wartość tworzymy?"

  • To jest poziom strategiczny. Te KPI łączą Twoje działania związane z zaopatrzeniem z szerszymi celami biznesowymi i środowiskowymi. Mają największe możliwości raportowania do kierownictwa.

  • Przykłady: zmniejszona emisja dwutlenku węgla, ilość wykorzystanych materiałów pochodzących z recyklingu.

Dzięki temu frameworkowi nie będziesz próbował zrobić wszystkiego na raz. Możesz zacząć od poziomu 1 i dalej budować.

 

Twoja podstawowa biblioteka KPI: formuły i rzeczywiste obliczenia

 

Tutaj teoria spotyka się z praktyką. Rozłóżmy niektóre z najcenniejszych wskaźników KPI za pomocą precyzyjnych wzorów i liczb rzeczywistych.

 

 

KPI 1: Procent zrównoważonych wydatków

• Co ci to mówi: Część całkowitych wydatków zgodna z określonymi kryteriami zrównoważonego rozwoju.

• Formuła:
  (Total Spend with Pre-Qualified Sustainable Suppliers / Total Procurement Spend) x 100

• Gdzie znaleźć dane: Twój system ERP lub system analizy wydatków. Twoja lista certyfikowanych/preferowanych dostawców.

• Działający przykład:

  • Załóżmy, że w zeszłym kwartale Twoja firma „ABC Manufacturing” wydała łącznie 1 000 000 USD na zakupy.

  • Twoje wydatki u dostawców posiadających certyfikat Fair-Trade lub najwyższy poziom w rankingu EcoVadis wyniosły 350 000 USD.

  • Twoje obliczenia: ($350,000 / $1,000,000) x 100 = 35%

  • Twój KPI: Twój procent zrównoważonych wydatków wynosi 35%.

 

KPI 2: Audyt ESG dostawców Stopień ukończenia

• Co Ci mówi: Jak skutecznie zarządzasz ryzykiem w najważniejszych obszarach łańcucha dostaw.

• Formuła:
  (Number of High-Risk Suppliers Audited for ESG / Total Number of Identified High-Risk Suppliers) x 100

• Gdzie znaleźć dane: Baza danych oceny ryzyka dostawcy; zapisy audytu wewnętrznego.

• Działający przykład:

  • Zidentyfikowałeś 50 dostawców jako „wysokiego ryzyka” na podstawie ich branży i lokalizacji.

  • W ciągu ostatnich 12 miesięcy przeprowadziłeś audyty ESG (na miejscu lub zdalnie) w przypadku 18 z nich.

  • Twoje obliczenia: (18 / 50) x 100 = 36%

  • Twój KPI: Wskaźnik ukończenia audytu ESG u Twojego dostawcy wynosi 36%.

 

KPI 3: Redukcja emisji dwutlenku węgla (Wpływ poziomu 3)

• Co ci to mówi: Wymierne korzyści dla środowiska wynikające z decyzji dotyczących zrównoważonego zaopatrzenia.

• Formuła:
  (Baseline Emissions from Transportation & Materials - Current Emissions from Transportation & Materials)

  • Uwaga: w tym celu często będziesz pracować z danymi LCA (ocena cyklu życia) lub narzędziami, takimi jak moduł EcoVadis Carbon Action Module.

• Gdzie znaleźć dane: Dane dotyczące emisji specyficzne dla dostawcy, raporty partnerów logistycznych, bazy danych LCA.

• Działający przykład:

  • W zeszłym roku Twoja logistyka dla linii produktów wyprodukowała 500 ton CO2.

  • W tym roku, przechodząc na dostawcę oddalonego o 300 km bliżej i korzystając z przewoźnika wyposażonego w flotę pojazdów elektrycznych, emisje spadły do ​​380 ton.

  • Twoje obliczenia: 500 tons - 380 tons = 120 tons

  • Twój KPI: Osiągnąłeś redukcję emisji CO2 o 120 ton.

 

Twój 3-fazowy Plan wdrożenia : Od zera do bohatera

 

Nie próbuj gotować oceanu. Oto pragmatyczny plan wdrożenia tego rozwiązania.

 

 

Faza 1: Podstawa (pierwsze 3 miesiące)

• Cel: Udowodnij proces i uzyskaj szybką wygraną.

• Działanie: Wybierz jeden lub dwa KPI poziomu 1. Kodeks postępowania dostawcy wskaźnik rejestracji to świetny punkt wyjścia. Śledź to ręcznie w arkuszu kalkulacyjnym. Poproś o podpisanie umowy ze 100% swoich nowych dostawców.

 

Faza 2: Impet (miesiące 4-12)

• Cel: uwzględnienie zrównoważonego rozwoju w kluczowych decyzjach dotyczących zamówień.

• Działanie: Wprowadź jeden KPI poziomu 2, np. procent zrównoważonych wydatków. Zacznij korzystać z naszego bezpłatnego szablonu panelu kontrolnego (poniżej), aby wizualizować postęp. Przeszkol swój zespół w zakresie identyfikowania „zrównoważonych dostawców”."

 

Faza 3: Wpływ strategiczny (rok 2 i kolejne lata)

• Cel: wykazanie wartości finansowej i marki Twojego programu.

• Działanie: Przyjęcie KPI poziomu 3, takiego jak redukcja emisji gazów cieplarnianych. Zainwestuj w specjalistyczne oprogramowanie, aby uzyskać dokładniejsze dane. Zacznij raportować swoje osiągnięcia w raportach rocznych i do kierownictwa.

 

Narzędzia handlu: od arkuszy kalkulacyjnych po oprogramowanie

Na początek nie potrzebujesz ogromnego budżetu.

• Arkusze kalkulacyjne (Arkusze Excel/Google): idealne na fazę 1. Są elastyczne i każdy je ma. Wadą? Są ręczne i mogą powodować bałagan.

• Narzędzia BI i wizualizacji (Power BI, Tableau): doskonałe w fazie 2. Łączą się z Twoimi danymi i tworzą wydajne, zautomatyzowane pulpity nawigacyjne do raportowania.

• Specjalistyczne platformy zrównoważonego rozwoju (EcoVadis, Sievo): wybór dla fazy 3. Automatyzują gromadzenie danych od dostawców, zapewniają branżowe wzorce porównawcze i pomagają obliczać złożone wskaźniki, takie jak ślad węglowy.

 

Twój plan działania i bezpłatny szablon pulpitu nawigacyjnego

 

Masz teraz plan. Jedyne co pozostaje to zacząć.

1. Zdefiniuj swój pierwszy KPI: w oparciu o ramy wybierz jedną metrykę z poziomu 1.

2. Zlokalizuj dane: porozmawiaj z działem finansowym lub operacyjnym. Dowiedz się, gdzie znajdują się te dane.

3. Oblicz swoją linię bazową: Skorzystaj z powyższych wzorów, aby zobaczyć, na jakim etapie jesteś dzisiaj.

Aby było to niezwykle proste, stworzyliśmy zestaw startowy KPI w zakresie zrównoważonych zakupów.

 

Często zadawane pytania: wdrażanie wskaźników KPI dotyczących zrównoważonego rozwoju

 

1. P: Jak otrzymamy wewnętrzne poparcie i budżet do śledzenia tych kluczowych wskaźników efektywności (KPI) w zakresie zrównoważonego rozwoju?

A: Zacznij od mówienia w języku swojego dyrektora finansowego. Nie kieruj się aspektem „dobrego samopoczucia”. Zamiast tego zbuduj uzasadnienie biznesowe skupiające się na łagodzeniu ryzyka (unikanie przyszłych kar za nieprzestrzeganie zasad), oszczędnościach kosztów (np. dzięki dostawcom energooszczędnym) i wzroście przychodów (atrakcyjne dla klientów świadomych ESG). Mały projekt pilotażowy z jedną jednostką biznesową może służyć jako mocny dowód słuszności koncepcji w celu zapewnienia większego finansowania.

 

2. P: Jakie jest największe wyzwanie związane z danymi, przed którym stoimy, i jak możemy mu sprostać?

A: Największą przeszkodą są często niespójne dane od dostawców, zwłaszcza mniejszych. Można temu zaradzić, zaczynając od prostych rzeczy. Nie proś o 100 punktów danych. Rozpocznij od krótkiego, obowiązkowego kwestionariusza samooceny dostawcy. Możesz także skorzystać z zewnętrznych platform ratingowych (takich jak EcoVadis), które już gromadzą i standaryzują te dane, oszczędzając Twój wysiłek.

 

3. P: Ile KPI powinniśmy faktycznie zacząć śledzić?

A: Powstrzymaj chęć śledzenia wszystkiego. To szybka droga do wypalenia zawodowego. Bądź brutalnie pragmatyczny. Zacznij od nie więcej niż trzech. Wybierz po jednym z każdego poziomu omawianego przez nas frameworka. Dzięki temu wysiłek będzie łatwy do opanowania i pozwoli Twojemu zespołowi uczyć się, dostosowywać i budować pewność siebie przed zwiększeniem skali.

 

4. P: Nasi dostawcy niechętnie udostępniają dane dotyczące zrównoważonego rozwoju. Co możemy zrobić?

A: Przejrzystość jest ulicą dwukierunkową. Wyjaśnić Dlaczego potrzebujesz danych i sposobu, w jaki zostaną one wykorzystane — nie w celu ukarania, ale do współpracy i rozwoju. Zaproponuj podzielenie się podsumowaniem ustaleń, aby pomóc im się ulepszyć. Co najważniejsze, uczyń to częścią umowy z dostawcą i procesu wstępnej kwalifikacji, aby stało się standardowym oczekiwaniem, a nie opcjonalnym żądaniem.

 

5. P: Jak radzimy sobie w sytuacji, gdy nasze KPI w zakresie zrównoważonego rozwoju kolidują z celami w zakresie oszczędności kosztów?

A: To klasyczny dylemat zakupowy. Kluczem jest analiza Całkowity koszt posiadania (TCO), a nie tylko cenę jednostkową. „Tańszy” komponent może zużywać więcej energii, co prowadzi do wyższych kosztów dla klienta. Podejmij decyzję w oparciu o długoterminową wartość i ryzyko. Pokaż, jak nieco wyższe koszty początkowe u zrównoważonego dostawcy zapobiegają przyszłym kosztom związanym z utratą reputacji, ponownym zaopatrzeniem lub karami regulacyjnymi.

 

6. P: Kto w naszej organizacji powinien „posiadać” te KPI?

A: Zrównoważony rozwój nie może żyć w silosie. Zespół zaopatrzenia powinien być odpowiedzialny za gromadzenie danych i raportowanie, ale musi ściśle współpracować z działem zrównoważonego rozwoju (jeśli taki istnieje), działem finansów (w przypadku danych dotyczących wydatków) i operacyjnym (w przypadku danych dotyczących wyników). Utwórz mały, interdyscyplinarny zespół, aby mieć pewność, że wskaźniki KPI są trafne, a dane dokładne.

 

7. P: Jak często powinniśmy przeglądać i raportować te wskaźniki?

A: To zależy od KPI. Operacyjne wskaźniki KPI (takie jak procent zrównoważonych wydatków) można przeglądać co miesiąc lub co kwartał w ramach standardowych przeglądów zamówień. Wskaźniki KPI dotyczące wpływu strategicznego (takie jak redukcja emisji dwutlenku węgla) są zazwyczaj raportowane kierownictwu co pół roku lub rok. Kluczem jest spójność — raportuj regularnie, aby śledzić trendy w czasie.

 

8. P: A co, jeśli nasza branża nie ma standardowych wskaźników zrównoważonego rozwoju?

A: Masz wielką szansę zostać liderem. Zacznij od przyjęcia najbardziej odpowiednich ram globalnych (takich jak Cele Zrównoważonego Rozwoju ONZ lub standardy GRI) i dostosuj je do swojego kontekstu. Współpraca ze stowarzyszeniami branżowymi w celu opracowania wspólnych standardów. W międzyczasie skup się na śledzeniu własnych postępów rok po roku. Twój wewnętrzny punkt odniesienia jest na początku najważniejszy.

 

9. P: Czy możemy wykorzystać te wskaźniki KPI do motywowania naszego zespołu ds. zakupów?

A: Zdecydowanie, ale bądź ostrożny. Powiązanie premii bezpośrednio z określonymi celami KPI może prowadzić do niezamierzonych konsekwencji lub „oszukiwania” systemu. Lepszym podejściem jest uczynienie wyników w zakresie zrównoważonego rozwoju kluczowym elementem przeglądów wyników i wyznaczania celów. Doceniaj zespoły, które wykazują poprawę i innowacyjne myślenie w tym obszarze, promując kulturę odpowiedzialności, a nie tylko uderzając w liczbę.

 

10. P: W jaki sposób możemy zapewnić, że nasz program KPI pozostanie istotny i nie stanie się rozwiązaniem typu „check-the-box”?

A: Zaplanuj coroczną „Kontrolę stanu KPI”. Zbierz swój interdyscyplinarny zespół i zadaj sobie pytanie: Czy te wskaźniki nadal wpływają na właściwe zachowania? Czy nadal zdobywamy cenne informacje? Czy istnieją nowe zagrożenia lub możliwości dla zrównoważonego rozwoju, które powinniśmy mierzyć? Dzięki temu Twój program ewoluuje wraz ze strategią i otoczeniem zewnętrznym, zachowując jego dynamikę i wartość.